Assistant de direction (h/f) - Villejuif

Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice du Bureau d'Études Environnement, l'assistant·e de direction lui apporte une aide permanente en terme d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et d'accompagnement du suivi des dossiers transversaux et stratégiques.

Ce poste s'intègre pleinement dans le cadre de l'organisation de la Direction Bureau d'Études Environnement, qui regroupe le service Hygiène et Environnement et les chargés de projets Développement Durable, Mobilité durable et Grands Travaux.

L'assistant·e de direction aura des relations étroites avec le service Hygiène et Environnement de par la gestion du secrétariat du service.

En tant qu'assistant·e de direction, vous assurez la gestion de l'accueil téléphonique (réception des appels, orientation et filtrage des demandes, prise et transmission des messages, conseil et orientation des agents et des usagers vers le service compétent), vous assurez l'organisation logistique des réunions (réservation d'un lieu, préparation et envoi des invitations des participants, gestion de la liste des présents, tenue des listings officiels) et exceptionnellement, vous gérez les déplacements de la directrice.

De plus, vous assurez la gestion du secrétariat (traitement du courrier entrant et sortant, parapheurs, agendas, CR de réunions...), vous conseillez les usagers et agents sur les procédures, vous synthétisez et présenter des informations, vous traitez les dossiers et vous saisissez les documents liés à l'activité de la direction (enregistrement et mise à jour de tableaux de bord, suivi budgétaire et comptable, rédaction d'ordres de service...).

Vous prenez des notes et rédigez tous types de courrier administratifs (ex : recherches d'éléments de réponses, etc...).

Vous assistez aux réunions importantes et rédigez de façon réactive des comptes rendus et PV de réunion, vous assurez le suivi du personnel en lien avec la direction des ressources humaines (formations, ordres de mission, congés, maladie...) et vous assurez le tri, classement et l'archivage (papier et numérique) des documents et des informations.

Enfin, vous aurez également des missions spécifiques liées à l'activité de la direction : gestion administrative liée à l'activité du service hygiène et prévention, rédaction des certificats d'hygiène sous contrôle du chef de service, rédaction des convocations et planification des commissions de sécurité en collaboration avec le chef de service hygiène et prévention, mise en place des tableaux de synthèse et d'activité du service hygiène, centralisation et enregistrement des dossiers de l'urbanisme aux services techniques avant instruction.