Assistant de direction (h/f) - Villejuif
Référence : O094260225000121
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Villejuif
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
La Direction des systèmes d’information et organisation vise à assurer la continuité et accroitre la
performance globale et la qualité de service rendu par le système d’information (SI). Les grands
projets consistent en la dématérialisation des processus, l’appropriation des outils, la sécurité du SI,
le développement de l’e-administration.
La cellule administrative a en charge le suivi administratif et comptable des dossiers et assurer
l’accueil et l’assistance de premier niveau informatique et téléphonie auprès des agents de la
collectivité.
Les missions principales sont d’une part d’apporter une aide permanente au directeur en termes
d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et
suivi de dossiers, d’autre part d’assurer la coordination de la cellule administrative composée de
deux agents et de participer à l’accomplissement de ses missions.
Assistanat de direction
• Organisation de la vie professionnelle du directeur
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
• Suivi des projets et activités de la direction
• Accueil téléphonique et physique au secrétariat
• Organisation et planification des réunions
Coordination de la cellule administrative et encadrement
• Organise l’activité de la cellule dans une logique de permanence de service ;
• Définit les tâches de chacun et affecte les projets au sein de la cellule ;
• Contrôle et évalue le travail réalisé ;
• Accompagne les agents vers la polycompétence et polyvalence ;
• Veille au fonctionnement collectif de l’équipe ;
Contribution aux missions de la cellule administrative
• Effectue la gestion comptable de la direction : préparation et suivi budgétaire, engagement,
liquidation de factures ;
• Relation et gestion des litiges de facturation avec les différents prestataires ;
• Aide à la rédaction et au suivi des marchés publics.
• Recherche et diffusion d'informations
• Contribution à la gestion du courrier
Autres activités de contribution à la direction
• Contribue à l’alimentation et la mise à jour de la base de connaissances interne.
• Contribuer au support et à l’assistance utilisateurs
• Veille
• Rend compte auprès du directeur.
• Instruction des dossiers et application des procédures administratives
• Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail
Profil recherché
Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
• Fonctionnement des services de la collectivité
• Règles de l'expression orale et écrite de qualité
• Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
• Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
• Tableaux de bord et outils de planification et suivi
• Annuaire de la collectivité et des partenaires
• Principes rédactionnels de la note de synthèse
• Principes rédactionnels du compte rendu
• Culture générale informatique
Organisation de la vie professionnelle du cadre ou, de l'élu ou l'élue
• Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du directeur
• Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
• Organiser les déplacements du directeur
• Établir une relation de confiance
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Suivi des projets et activités de la direction
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Suivre l'exécution budgétaire du service
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Accueil téléphonique et physique au secrétariat
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
• Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organisation et planification des réunions
• Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou, l'élu ou l'élue
• Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Savoir Être
• Autonomie, discrétion, confidentialité, rigueur
• Esprit d’initiative ;
• Esprit d’équipe ;
• Méthodique ;
• Qualités rédactionnelles et d’expressions ;
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• Très bon relationnel, qualité d’écoute, disponibilité, conseil, patience, anthropogogie ;
• Capacité à rendre compte de son activité ;
• Capacité d’auto-apprentissage et de veille dans le domaine ;
• Sens des priorités et capacité à gérer plusieurs problèmes simultanément ;
• Goût pour le domaine des technologies de l’information et de la communication
Qui sommes-nous ?
En pleine expansion avec plus de 56.000 habitants, Villejuif profite d'une position stratégique, proche de Paris, de l'aéroport d'Orly, du Marché International de Rungis et bientôt de toute l'Île de France avec ses 2 gares du Grand Paris Express.
Dotée d'équipements médicaux de renommée mondiale (3 ensembles hospitaliers), la ville est tournée vers l'avenir et porte de nombreux projets dont pôle d'excellence international d'innovation thérapeutique Campus Grand Parc.
Dans un cadre de vie agréable avec de nombreux espaces verts, travailler à Villejuif, c'est faire partie d'une communauté de plus de 1.100 agents qui oeuvrent chaque jour pour le bien-être des habitants, tout en bénéficiant d'avantages sociaux comme le CNAS, la restauration...
À propos de l'offre
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Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Par internet :
https://mon.villejuif.fr/la-mairie-recrute/
ou par voie postale
Esplanade Pierre Yves Cosnier
94800 VILLEJUIF -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 10/06/2026
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Assistante / Assistant de direction
