ASSISTANT DE DIRECTION H/F

A ce titre, vos missions principales seront de :

- tenir à jour un ou des agenda(s) électronique(s) ;

- gérer une ou plusieurs boîtes mails (lecture, impression, réponses aux mails) ;

- organiser des déplacements (prestataires), et saisir des états de frais (saisie des dépenses dans SAP) ;

- vérifier les documents soumis à la signature du Secrétaire général ;

- effectuer l’accueil téléphonique, l’orientation des correspondants et la transmission des messages ;

- planifier et organiser les réunions (salles, dossiers, invitations…) ;

- organiser des événements internes à la direction (séminaires, petits déjeuners, vœux…) ;

- recueillir et consolider les informations nécessaires à la préparation du budget ;

- engager, vérifier et liquider des factures ;

- suivre la consommation du budget de la direction et alerter si besoin ;

- prendre des notes et rédiger des comptes rendus, des courriers, documents administratifs et des mails d'informations ;

- suivre des projets et dossiers spécifiques liés à une direction ;

- préparer et réaliser les dossiers des pré-conseil d’administration et du conseil d’administration en relation étroite avec les directions de l’UGAP ;

- préparer et réaliser les dossiers du comité stratégie juridique achat ;

- préparer et organiser la tenue du conseil d’administration (gestion des ordres du jour, envoi matériel des convocations des membres du conseil, mise à disposition, dans les délais, des dossiers aux administrateurs, suivi de l’assiduité des administrateurs, organisation du déroulement des séances) ;

- aider à la bonne intégration des administrateurs dans leur fonction ;

- rédiger les procès-verbaux du conseil d'administration.