Assistant de direction H/F
Référence : 2023-1422782
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
GIP - FCIP Académie de Lille
Groupement d'Intérêt Public - Formation Continue Insertion Professionnelle (GIP FCIP) - Localisation : 111 Avenue de Dunkerque 59000 Lille
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Nous sommes à la recherche d'un assistant de direction pour rejoindre notre équipe.
Dans ce rôle, vous serez responsable, dans le respect des procédures qualité du service, sous l’autorité de la Cheffe de service Administration Générale, des missions suivantes :
- Aider à la gestion des adresses génériques du service
- Gérer, avec la Cheffe de service, les agendas du Directeur, Directeur adjoint, Secrétaire générale ainsi que les plannings
- Gérer et assurer le suivi des espaces collaboratifs de travail sur RESANA (managers/ conventions / logistique)
- Structurer et assurer le suivi de la mise en place des serveurs de fichiers, s’agissant des données inter-services, en lien avec la Cheffe de service et le Service des Systèmes d’Information
- Saisir et mettre à jour les bases de données
- Préparer, traiter et suivre les dossiers administratifs
- Rédiger, saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, courriels, notes d’information, formulaires, lettres de mission, procédures, comptes-rendus, rapports…), les reproduire, les diffuser après validation
- Assurer la logistique des réunions (réservations de salles - liens de visioconférences - sollicitations des prestataires)
- Aider à la constitution des dossiers préalables aux réunions institutionnelles
- Assurer le secrétariat des instances internes (élaboration de l’ordre du jour, envoi des invitations, préparation des éléments de présentation, diaporamas, dossiers à dupliquer…)
- Organiser les instances représentatives du personnel (CSA, FSSCT…), élaborer et diffuser les comptes-rendus
- Assurer la gestion des campagnes de télétravail, instruire et suivre les demandes
- Contribuer à l’organisation d’événements internes
- Organiser les déplacements (hébergements / transports)
- Assurer l’accueil téléphonique (en cas d’absence de l’agent d’accueil)
- Traiter le courrier entrant et sortant de la direction voire de la structure en cas d’absence de l’agent accueil
- Contribuer au système de management de la qualité (SMQ-EDUFORM)
Profil recherché
Titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2/Bac+3, vous disposez d’une expérience professionnelle d'au moins 2 ans.
Votre aisance en communication écrite et orale est reconnue et vous aimez travailler en équipe.
Vous maîtrisez les outils bureautiques et vous savez faire preuve d’une capacité d’adaptation aux différents logiciels et bases de données. Par ailleurs, vous disposez de qualités rédactionnelles et d’une capacité à rendre compte de manière précise et efficace.
Votre autonomie, votre rigueur et votre fiabilité seront des qualités appréciées et vous saurez faire preuve de discrétion.
Vous avez le sens des relations humaines et vous possédez le sens de l’écoute.
Vous êtes motivé, dynamique, doté d'un excellent sens de l'organisation et souhaitez rejoindre notre équipe, alors n’hésitez pas à candidater !
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
- Spécialisation Secrétariat, bureautique
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Les GIP FCIP, constitués dans les académies à partir de 2002, ont pour objet une coopération dans les champs de la Formation Continue des Adultes, de l’Apprentissage, de la Validation des Acquis, de la mobilité européenne, de l’insertion professionnelle…
Outils de coopération et de gestion, les GIP FCIP permettent aux académies d’intervenir au titre des programmes structurels de l’Union Européenne, en déclinaison des politiques publiques d’éducation et de formation tout au long de la vie, et de répondre à la commande publique régionale et privée de formation professionnelle, entre autres.
Le GIP FCIP de Lille a pour objet la mise en œuvre d’un ensemble de services concourant à l’éducation et à la formation tout au long de la vie. Il a des missions de coordination et de gestion de projets, de formation, d’ingénierie-conseil, d’évaluation de dispositifs. Il exerce son activité en direction de nombreux interlocuteurs publics et privés. A ce titre, il s’est inscrit en tant que porteur administratif et financier dans de nombreux projets dans le cadre de France 2030.
Le GIP FCIP pilote et organise la formation de près de 7000 apprentis grâce à un CFA académique lui-même appuyé sur 61 Unités de Formation par Apprentissage déployées sur l’ensemble du territoire académique ainsi que 80 établissements réalisateurs déployés sur l’ensemble du territoire académique.
Le GIP FCIP est certifié AFAQ selon le référentiel ISO 9001-2015 et enregistré au DATADOCK et EDUFORM.
Descriptif du service
Le service a pour mission d’assurer le secrétariat de direction, la coordination et la gestion administrative concourant au fonctionnement de la structure, de l’organisation des instances, de la logistique et de la maintenance liées aux locaux ainsi que l’accueil physique et téléphonique.
À propos de l'offre
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Nous offrons la possibilité de télétravailler, des tickets restaurants, une participation à la mutuelle, aux abonnements de transport en commun, ainsi que l'accès au Comité National d'Action Sociale.
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Vacant à partir du 01/01/2024
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Assistante / Assistant de direction
