Assistant de direction H/F

Référence : 2023-1422782

  • Fonction publique : Fonction publique de l'État
  • Employeur : GIP - FCIP Académie de Lille
    Groupement d'Intérêt Public - Formation Continue Insertion Professionnelle (GIP FCIP)
  • Localisation : 111 Avenue de Dunkerque 59000 Lille
Domaine : Direction et pilotage des politiques publiques
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Date limite de candidature : 22/12/2023

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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
  • Expérience souhaitée Confirmé
  • Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
  • Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
  • Management Non
  • Télétravail possible Oui

Vos missions en quelques mots

Nous sommes à la recherche d'un assistant de direction pour rejoindre notre équipe.

Dans ce rôle, vous serez responsable, dans le respect des procédures qualité du service, sous l’autorité de la Cheffe de service Administration Générale, des missions suivantes : 

  • Aider à la gestion des adresses génériques du service
  • Gérer, avec la Cheffe de service, les agendas du Directeur, Directeur adjoint, Secrétaire générale ainsi que les plannings
  • Gérer et assurer le suivi des espaces collaboratifs de travail sur RESANA (managers/ conventions / logistique)
  • Structurer et assurer le suivi de la mise en place des serveurs de fichiers, s’agissant des données inter-services, en lien avec la Cheffe de service et le Service des Systèmes d’Information
  • Saisir et mettre à jour les bases de données
  • Préparer, traiter et suivre les dossiers administratifs
  • Rédiger, saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, courriels, notes d’information, formulaires, lettres de mission, procédures, comptes-rendus, rapports…), les reproduire, les diffuser après validation
  • Assurer la logistique des réunions (réservations de salles - liens de visioconférences - sollicitations des prestataires)
  • Aider à la constitution des dossiers préalables aux réunions institutionnelles
  • Assurer le secrétariat des instances internes (élaboration de l’ordre du jour, envoi des invitations, préparation des éléments de présentation, diaporamas, dossiers à dupliquer…)
  • Organiser les instances représentatives du personnel (CSA, FSSCT…), élaborer et diffuser les comptes-rendus
  • Assurer la gestion des campagnes de télétravail, instruire et suivre les demandes
  • Contribuer à l’organisation d’événements internes
  • Organiser les déplacements (hébergements / transports) 
  • Assurer l’accueil téléphonique (en cas d’absence de l’agent d’accueil)
  • Traiter le courrier entrant et sortant de la direction voire de la structure en cas d’absence de l’agent accueil
  • Contribuer au système de management de la qualité (SMQ-EDUFORM)

Profil recherché

Titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2/Bac+3, vous disposez d’une expérience professionnelle d'au moins 2 ans.

Votre aisance en communication écrite et orale est reconnue et vous aimez travailler en équipe.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et vous savez faire preuve d’une capacité d’adaptation aux différents logiciels et bases de données. Par ailleurs, vous disposez de qualités rédactionnelles et d’une capacité à rendre compte de manière précise et efficace.

Niveau d'études minimum requis

  • Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
  • Spécialisation Secrétariat, bureautique

Localisation

Localisation : 111 Avenue de Dunkerque Lille

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Qui sommes-nous ?

Les GIP FCIP, constitués dans les académies à partir de 2002, ont pour objet une coopération dans les champs de la Formation Continue des Adultes, de l’Apprentissage, de la Validation des Acquis, de la mobilité européenne, de l’insertion professionnelle…

Outils de coopération et de gestion, les GIP FCIP permettent aux académies d’intervenir au titre des programmes structurels de l’Union Européenne, en déclinaison des politiques publiques d’éducation et de formation tout au long de la vie, et de répondre à la commande publique régionale et privée de formation professionnelle, entre autres. 

À propos de l'offre

  • Nous offrons la possibilité de télétravailler, des tickets restaurants, une participation à la mutuelle, aux abonnements de transport en commun, ainsi que l'accès au Comité National d'Action Sociale.

  • Vacant à partir du 01/01/2024

  • Assistante / Assistant de direction

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