Assistant de Direction H/F

Missions principales :

• Assister le Directeur et assurer son secrétariat ;
• Diffuser les informations au sein de l’institution ;
• Organiser des événements dont prioritairement la vente des vins des Hospices de Nuits-Saint-Georges qui a lieu en Mars et la vente des vins des Hospices de Beaune qui a lieu en Novembre.

Activités principales :

• Traiter le courrier et diffuser en interne ;
• Gérer les mails (tri, diffusion, suivi et traitement des alertes) ;
• Gérer l’agenda et les déplacements du Directeur ;
• Accueillir les interlocuteurs sur place ou par téléphone : filtrer les interlocuteurs, organiser l’attente, gérer les messages en cas d’absence ;
• Diffuser des notes de service et d’information ;
• Gérer des décisions du Directeur, diffuser et déposer sur le RAA si besoin ;
• Gérer certaines instances internes (calendrier annuel, réservation des salles, convocations, rédaction et diffusion des comptes rendus) ;
• Gérer des instances du GHT Sud Côte d’Or (calendrier annuel, réservation des salles, convocations, rédaction et diffusion des comptes rendus) ;
• Réceptionner des réclamations, plaintes et orienter des familles ;
• Mettre à jour l’Intranet et des sites Internet en lien avec la chargée de communication : documents de la Direction, documents transmis par les autres services, intégration des différents plans tout au long de l’année, création d’information en regard de l’actualité, mise à jour des gardes médicales et administratives, etc. ;
• Gérer des listes de messagerie avec le service informatique ;
• Mettre en forme le rapport de gestion annuel après récupération des données des différents services ;
• Finaliser des dossiers élaborés par la Direction des Affaires Financières (dialogues de gestion, AG GIE IMPB…) ;
• Gérer du classement, de l’archivage, du stock de fournitures et des consommables ;
• Gérer des fiches manifestations ;
• Gérer la Vente des Vins des Hospices de Beaune et de Nuits-Saint-Georges selon le planning organisationnel établi ;
• Rédiger certaines notes de service / manifestations et suivi : commercialisation du vin des Hospices Civils de Beaune au personnel, distribution des étrennes, arbres de Noël, organisation des vœux, cérémonie des médailles, etc. ;
• Gérer des repas des médecins des HCB et des médecins libéraux ;
• Elaborer et gérer le planning des gardes administratives ;
• Planifier des entretiens annuels des agents et des directeurs adjoints qui sont évalués par le Directeur et suivi ;
• Gérer des demandes de subvention : enregistrement des dossiers, inscription ordre du jour du CS, rédaction courrier, coordination avec la Direction des Finances.