Assistant de Direction H/F
Référence : 2025-1799601
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
GIP - Académie de Lyon
GIPAL Formation - Localisation : Villeurbanne
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Au sein des services généraux, rattaché(e) hiérarchiquement à la secrétaire générale, l’assistant(e) doit :
· Assurer le secrétariat de direction
· Assurer la gestion administrative des affaires générales
1. Secrétariat de direction
Ø Accueil téléphonique et physique
Ø Traitement du courrier entrant/sortant (enregistrement et diffusion) et gestion des parapheurs
Ø Elaboration, mise en forme, reproduction et diffusion de divers documents (courriers, notes de service, comptes rendus, …)
Ø Gestion de l’agendas de la directrice
Ø Référent auprès des secrétariats des services du rectorat (DAFPIC, SGA…)
Ø Gestion des plannings (réunions, réservations de salles…)
Ø Organisation logistique des réunions
Ø Préparation et à la mise en œuvre des instances réglementaires et de concertation : assemblée générale, conseil d’administration, comité technique…
Ø Rédaction et suivi de procédures dans le cadre de la démarche qualité (groupe pilotage)
Ø Classement
2. Affaires générales
Ø Gestion des contrats des fournisseurs (suivi des prestations et des échéances, contacts commerciaux…)
Ø Etablissement et gestion des commandes (fournitures, consommables, …)
Ø Gestion des locaux et organisation des espaces pour les services
Ø Gestion et organisation des déplacements, séminaires, manifestations (planification, réservations de billets de train, de traiteurs…)
Ø Participation à l’intégration des personnels
Ø Animation du plan d’action « RSO du GIPAL formation »
Profil recherché
· Exigence particulière : très bonne connaissance des codes et règles administratives, notamment en termes de rédaction
· Connaissance du réseau de la formation continue de l’éducation nationale
· Très bonne maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, messageries électroniques)
· Sens de la communication, aisance relationnelle et rédactionnelle
· Discrétion et respect de la confidentialité
· Rigueur et organisation
· Sens des priorités, disponibilité et réactivité
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 6 Licence/diplômes équivalents
- Spécialisation Comptabilité, gestion, Secrétariat, bureautique
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- dir-gipal@ac-lyon.fr
- rh-gipal@ac-lyon.fr
Qui sommes-nous ?
Le Groupement d’Intérêt Public de l’Académie de Lyon (GIPAL) a pour mission de soutenir la stratégie académique en assurant la gestion administrative, financière et commerciale de projets de formation tout au long de la vie et d’insertion professionnelle. Le GIPAL Formation est un outil de gestion, de coopération régionale et de concertation pour les acteurs de la formation initiale et continue de l’Education Nationale et leurs partenaires.
À propos de l'offre
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Poste non télétravaillable – organisation sur 4,5 jours possible
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Vacant à partir du 10/02/2025
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Assistante / Assistant de direction
