Assistant de Direction H/F
Référence : 2025-1807736
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université Paris-Saclay
- Localisation : Guyancourt
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions
L’assistante de direction de la GS « Géosciences, Climat, Environnement, Planètes » (https://www.universite-paris-saclay.fr/graduate-schools/graduate-school-geosciences-climat-environnement-planetes) et de l’OI « Centre Paris-Saclay des Sciences Spatiales (CPS3) « (https://www.universite-paris-saclay.fr/objets-interdisciplinaires/centre-paris-saclay-des-sciences-spatiales-cps3) a pour missions principales, dans cette période de construction des GS et des OIs, de prendre en charge :
- L’appui à l’organisation générale du pilotage de la GS
- La gestion financière et administrative de la GS et de l’OI
- L’appui administratif à l’OI « Centre Paris-Saclay des Sciences Spatiales » (OI CPS3)
- La gestion financière de l’OI CPS3
- L’appui à la communication avec la prise en charge de l’événementiel de la GS et de l’OI, en coordination avec l’ensemble des parties prenantes
Ces missions seront amenées à évoluer au fur et à mesure des besoins qui se dégageront.
Activités liées au pilotage de la GS
- Organiser et assister les réunions du conseil de la GS et des comités associés ; élaborer les relevés de décision
- En lien avec les directions centrales de l’UPSaclay, s’assurer de la mise en place dans les délais impartis, de la qualité et de la conservation de l’ensemble des documents juridiques permettant d’asseoir le fonctionnement de la GS
- Organiser des déplacements de l’équipe de direction de la GS, ainsi que ceux des membres du Conseil de la GS, en lien avec les actions portées par celle-ci.
- Suivre l’exécution du budget et participer à sa préparation
- Contribuer à l’amélioration continue des processus proposés
Activités liées à la gestion de l’OI CPS3
- Aider à l’organisation des évènements de l’OI en lien avec la direction de l’OI
- Organiser et assister les réunions de l’OI et des comités associés ; élaborer les relevés de décision
- Apporter une aide au pilotage des appels à projets portés par l’OI : rédaction des lettres de cadrage, transmission et émission des résultats
- Suivre l’exécution du budget (demande de devis et validation des commandes) et participer à la préparation du budget initial
Activités liées à la communication de la GS et de l’OI
- Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les membres de la GS et de l’OI, avec les instances de l’Université Paris-Saclay et avec les partenaires extérieurs
- Assurer l’organisation logistique des actions d’animation de la recherche et de la formation propres à la GS, en veillant à leur bonne complémentarité avec les actions initialisées par les partenaires
- Mettre en place des actions de communication en interne et en externe
- Participation aux salons et Journées Portes Ouvertes/Poursuite d’étude organisées par l’Université Paris-Saclay
- Mettre à jour les pages web de la GS et de l’OI
Profil recherché
Profil :
- Baccalauréat à BAC +2
- Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative
Connaissances, savoirs :
- Connaissance souhaitée des grands processus administratifs et budgétaires et de la réglementation en vigueur dans le secteur public
- Connaissance souhaitée de l’organisation et du mode de fonctionnement des établissements d’enseignement supérieur et de recherche, des écoles et des organismes nationaux de recherche
- Connaissance souhaitée des techniques et outils de communication
- Excellente maîtrise de la suite bureautique et des outils web
- Anglais : notions
Savoir-faire :
- Rédaction administrative
- Relecture « qualité » des documents de gestion courante ou spécifique
- Suivi budgétaire
- Conception et rédaction de contenus de communication à destination de publics variés
- Organisation logistique d’événements
Savoir-être :
- Excellent relationnel
- Capacité d’adaptation
- Autonomie
- Force de proposition
- Réactivité
- Rigueur
- Capacité de synthèse
Qui sommes-nous ?
Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...
Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr
Descriptif du service
Missions du service :
Le fonctionnement des GS repose sur :
- Un conseil de la GS avec des élus et des membres nommés
- Un·e directeur·trice et une équipe de direction
- Un coordinateur, composante ou établissement-composante ou université membre-associée, mettant à disposition des moyens pour en assurer le fonctionnement
La recherche de l’Université Paris-Saclay se réalise aussi à travers des structures interdisciplinaires (objets interdisciplinaire, OI) qui ont pour objectifs de fédérer et mobiliser les équipes de recherche autour de problématiques scientifiques et sociétales clairement identifiées. Les OI portent ainsi des actions de recherche, de formation et d’innovation interdisciplinaires et donc sont des actions aux service de plusieurs Graduate School.
Dans ce cadre, les Graduate Schools et les Objets Interdisciplinaires se coordonnent, notamment autour des actions de formation, et ce sont les Graduate Schools qui viennent en support administratifs aux OI.
À propos de l'offre
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Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité
- De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
- Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
- Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
- Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.
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Vacant à partir du 20/01/2025
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Assistante / Assistant de direction
