Assistant de direction H/F
Référence : 2025-2058325
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Ecole Nationale Supérieure d'Architecture de Marseille (ENSA-Marseille)
L'ENSA-Marseille - Localisation : 2 place Jules Guesde - 13003 Marseille
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Missions et activités principales :
Sous la responsabilité de la directrice et du directeur adjoint, l’agent assure les fonctions d’assistant de direction en charge de toutes les actions susceptibles de valoriser et soutenir la politique menée :
Assiste la direction dans l’organisation quotidienne du travail
Gère l’agenda de la direction (rendez-vous, agendas, filtrages, etc.) et le diffuse auprès des autres services
Suit et met en forme le courrier
Assure l’organisation, la préparation et le suivi des réunions, notamment celles des chefs de service, les points direction et le conseil d’administration
Organise et supervise les aspects logistiques de la fonction de direction (définition des besoins, demandes des devis traiteurs ou accueil café, gestion de la réserve, etc.) et les liens avec le service des moyens généraux
Assure l’accueil physique et téléphonique et la gestion des réunions à distance
Assure l’interface avec les partenaires extérieurs
Traite des dossiers ponctuels ou transversaux, prend des notes, constitue des dossiers administratifs et gère l’archivage (par exemple lors de réponses à apporter au ministère de tutelle, ou lors des dossiers de contentieux)
Assure une veille institutionnelle sur les relations de partenariats avec les organismes de formation et de recherche, les établissements d’enseignement supérieur, les collectivités territoriales, et les partenaires non académiques, en lien étroit avec les services concernés.
Profil recherché
Compétences techniques :
Techniques de communication
Modes de fonctionnement des administrations publiques
Connaître l'environnement professionnel
Compétences en informatique
Classement et archivage
Savoir-faire :
Réaliser des synthèses
Rédiger et mettre en forme des documents
Evaluer et hiérarchiser les besoins
Structurer son travail
Savoir planifier et respecter les délais
Savoir s'adapter aux différents interlocuteurs
Savoir gérer les aléas
Filtrer et orienter les informations
Savoir être :
Sens de l'initiative
Capacité d'organisation
Réactivité
Sens relationnel
Sens de la confidentialité
Savoir accueillir
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
L'ENSA-Marseille accueille environ 1100 étudiants chaque année, dont 959 en formation initiale (1er et 2ème cycles) et 13% d'étudiants étrangers (toutes formations confondues).
Elle est la seule école d'architecture de la région Provence-Alpes-Côte d'Azur et de la région Corse d'où sont issus une grande majorité d’étudiants. Outre la formation initiale organisée en quatre départements pour le 2e cycle, l'ENSA-Marseille, s'appuyant sur un département de la recherche doctorale en architecture (DREAM), est l’une des 12 écoles à avoir mis en place une formation doctorale dont le développement constitue une priorité. Avec l’Institut d’Urbanisme et d’Aménagement Régional d’Aix-Marseille Université et l’Ecole Nationale Supérieure du Paysage, elle construit l’Institut Méditerranéen de la Ville et des Territoires.
L’école propose également un double cursus architectes/ingénieurs - ingénieurs/architectes avec Polytech’Marseille d’Aix Marseille Université.
Elle est l’une des 5 écoles délivrant le diplôme d’architecte en formation continue avec un recrutement bisannuel.
Pour plus d’information :
www.marseille.archi.fr
www.imvt.fr
Descriptif du service
Liaisons hiérarchiques : la directrice et le directeur adjoint
Liaisons fonctionnelles : administratifs, étudiants, enseignants
À propos de l'offre
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CONTACT POUR LE POSTE coordonnées et fonctions :
Tous les postes du ministère de la Culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleurs handicapés.
Les candidatures seront examinées collégialement. Les personnes présélectionnées seront invitées à un ou plusieurs entretiens. Conformément aux recommandations de la CNIL et aux dispositions du code du travail des mises en situation ou des tests d'évaluation contribueront à l'appréciation de la capacité à occuper l'emploi.
Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Une cellule d'écoute est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l'objet d'une rupture d'égalité de traitement.
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Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Ce poste, à forte dimension relationnelle, requiert une grande disponibilité, une excellente capacité d’adaptation ainsi qu’un sens aigu de l'organisation et de réserve professionnelle,
Les impératifs de l’ensa.m nécessitent une présence renforcée sur site à des périodes spécifiques (évaluations, événements, réceptions de partenaires...).
L’assistant de direction devra justifier d’une expérience confirmée sur un poste similaire, le suivi de dossiers ainsi que des qualités rédactionnelles et comportementales.
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Poste ouvert aux agents titulaires de la Fonction publique relevant de la catégorie B corps principal de Secrétaire administratif et groupe RIFSEEP 1 ou par voie de détachement dans ce corps ou aux agents contractuels groupe d'emploi 2 de la circulaire Albanel
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Susceptible d'être vacant à partir du 01/10/2025
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Assistante / Assistant de direction
