Assistant de direction (H/F)

Activités

Dans le cadre de vos missions, vous assurez des fonctions polyvalentes en soutien des missions de l'équipe de Direction. Vous :

• Participez à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées ;
• Assurez la coordination et/ ou la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein d'une structure ou d'un projet ;
• Participez et/ou assurez l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire ;
• Proposez et concevez des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure ;
• Alimentez des tableaux de bord et faites des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines (TRV E-Vacataires et TRC Charges d’enseignement) ;
• Réalisez des tableaux de bord, identifiez des indicateurs et en assurez le suivi, produisez des bilans et des statistiques ;
• Programmez le calendrier et la convocation des conseils (Conseil d'école, Commission de recherche, etc.), des réunions avec les services internes (Conseil de direction, comité de pilotage) et externes à l'école (Audit CTI, évaluation HCERES) ;
• Établissez des comptes-rendus de réunion et des relevés de décision ;
• Sélectionnez et diffusez de l'information en interne et en externe ;
• Assurez la circulation de l'information, communiquez avec les services de la structure et les partenaires extérieurs ;
• Effectuez l’interface avec les services de l’établissement (gouvernance, direction des ressources humaines, cellules juridiques marchés, service du patrimoine, service financier) ;
• Informez et accompagnez dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure ;
• Répondez aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur ;
• Utilisez les outils spécifiques à l'établissement ;
• Gérez les dossiers des enseignants statutaires (saisie des responsabilités administratives) ;
• Gérez le(s) agenda(s) et contrôlez les échéances ;
• Assurez l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.