Assistant de direction
Référence : 2024-1722983
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université Reims-Champagne-Ardenne
L'Université de Reims Champagne-Ardenne - Localisation : REIMS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Selon expérience € brut/an
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
L'Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un(e) assistant(e) de direction au sein du pôle direction du patrimoine immobilier.
Le poste d'assistant(e) de direction implique plusieurs missions clés pour assurer le bon fonctionnement de l'organisation. La première mission consiste à soutenir l'organisation et la gestion administrative de la direction. Cela comprend l'accueil des visiteurs, la gestion des appels téléphoniques et des courriels. Il devra fournir des informations de base aux interlocuteurs internes et externes et les orienter vers les bonnes personnes. Il supervisera l’astreinte téléphonique pendant la journée et s'occupera des documents papier, des archives, ainsi que de la gestion des fournitures de bureau et des réservations de véhicules. Il devra également relancer les interlocuteurs internes et externes, recevoir, enregistrer et distribuer le courrier, et gérer les parapheurs internes tout en aidant ses collègues sur les dossiers financiers, comme la préparation des commandes et la vérification des factures.
La deuxième mission porte sur l'assistance à l'organisation et au fonctionnement entre les services. L'Assistant sera chargé de planifier des réunions, de gérer les agendas et d'organiser les déplacements. Il devra créer et mettre à jour les procédures et la documentation professionnelle liées aux activités de la direction, ainsi que gérer les tableaux de suivi. Il veillera aussi à suivre les demandes administratives et à maintenir la communication entre l’agent comptable et les chefs de pôles pour obtenir les justificatifs nécessaires.
La troisième mission concerne la gestion administrative des dossiers des ressources humaines. En tant que référent RH, l'Assistant s'occupe des contrats, des arrêts maladie, des accidents de travail et des demandes de formation, ainsi que des renouvellements de contrat pour les remplaçants. Il informe le personnel de la direction sur les questions liées aux ressources humaines, comme la gestion des acomptes et les procédures de remboursement. L'Assistant sera aussi responsable de la gestion des ordres de mission, des congés de l'équipe et des documents RH, tout en traitant des données confidentielles avec les chefs de services et la direction.
Profil recherché
Connaissances
Accueil, sens des relations humaines
Réactivité, sens de l’organisation et de la priorisation
Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence
Connaissance du secteur du bâtiment
Respect de la confidentialité
Savoir-faire
Maitrise des logiciels spécifiques à l’activité
Analyser, prioriser et planifier les tâches demandées
Savoir produire des compte-rendu et notes
Analyser et gérer les demandes d’information
Capacité rédactionnelle et maitrise de la bureautique
Utilisation d’outils collaboratifs, outils bureautiques (Pack Office)
Savoir-être
Autonomie
Sens du service public
Rigueur/fiabilité dans la gestion des diverses données
Qualités relationnelles
Réactivité
Force de proposition
Esprit d’analyse et de synthèse
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Qui sommes-nous ?
L'Université de Reims Champagne-Ardenne
À propos de l'offre
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Conditions :
Poste de catégorie B.
Poste ouvert à la mobilité interne, aux fonctionnaires et aux contractuels.
A pourvoir dès que possible jusqu'au 31/08/2025.
Date limite de dépôt de candidatures le 13/11/2024
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Vacant à partir du 14/11/2024
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Assistante / Assistant de direction
