ASSISTANT DE DIRECTION
Référence : 2025-1890648
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
DREETS PACA
Direction départementale de l'emploi, du travail et des solidarités de Vaucluse - Localisation : DDETS de Vaucluse, site Chabran Bâtiment A, 2 avenue de la folie 84 905 Avignon Cedex
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
-
Nature du contrat
CDD de 6 mois
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
I. Missions générales
Ces missions sont partagées par les 2 assistant-e-s. Chaque assistant·e est amené·e à remplacer son/sa collègue en cas d’absence.
Gestion de la messagerie mails et des appels téléphoniques :
- Gestion des boîtes mails institutionnelles de la direction
- Gestion de la diffusion interne des courriels
- Gestion de la messagerie direction
- Recherche et diffusion d’information à la demande de la direction
- Organisation de la continuité des activités - gestion des urgences et de la permanence y compris en situations de crise ou d'exercice de crise
- Permanence téléphonique
Gestion des agendas de la direction :
-Tenue de l'agenda de l'équipe de direction (RDV, astreintes, congés….)
- Organisation et planification des rendez-vous de la direction
- Préparation des audiences de la direction,
- Accueil /réception des visiteurs reçus par la direction
Organisation des réunions et leur suivi :
- Suivi des échéanciers de préparation et de réponse aux commandes préfectorales,
- préparation des dossiers auxquelles participe la direction:
- Anticipation des productions attendues au regard du planning prévisionnel des CAR, pré-CAR, bilatérales, CODIR et audiences diverses…
- Préparation des dossiers, centralisation des notes des services, interface avec les services,
- gestion des réservations de salle et matériels pour la Direction
- Mise en forme et rédaction des compte-rendus de réunions (dont codir),
Gestion des circuits courriers
- Contrôle des circuits courriers « réservés » arrivée et départ
- Vérification de la charte graphique
- Suivi centralisé des listes de diffusion
Activités diverses :
- mettre en forme et/ou rédiger des courriers, courriels et documents administratifs,
- suivre des dossiers transversaux,
- recensement des besoins en fournitures administratives des agents de la DDETS et transmission des commandes au SGCD. Gestion des stocks de fournitures administratives
- gestion des déplacements et des missions de la direction (chorus DT)
- alimentation, mise à jour et classement des réseaux informatiques de la DDETS (commun et direction)
II. Missions spécifiques :
- Appui des agents sur les procédures administratives : appui sur les chartes graphiques des notes et courriers, procédure du RAA….
- Appui occasionnel pour l’accueil des usagers, information de 1er niveau aux interlocuteurs internes et externes,
- Participation à la mise en œuvre du plan d’action de prévention des RPS (ex : organisation des petits déjeuners de l’information….),
- Participation aux opérations d’archivage pour la direction et le cabinet de direct
Profil recherché
E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)
Connaissances :
- environnement institutionnel des services de l’État M
- Traitement bureautique et outils de secrétariat de direction M
- Organisation des services et obligations des directeurs de l'administration territoriale de l’État M
Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes
Disponibilité et adaptation M
Autonomie, initiative et créativité M
Discrétion, confidentialité M
Diplomatie et loyauté M
Réactivité M
Organisation et anticipation M
Sens du relationnel et du travail en équipe M
Savoir-faire :
Expression orale et écrite E
Rédaction administrative et correspondance M
Organisation et planification des tâches E
Capacité à évaluer l’urgence d’une demande et à prioriser M
Capacité de synthèse et d’analyse M
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Sous l’autorité du préfet, les services de la Direction Départementale de l'Emploi du travail et des Solidarités (DDETS) mettent en œuvre dans le département les politiques relatives :
- à la prévention et à la lutte contre les exclusions, aux fonctions sociales du logement et de l’hébergement, à l'inclusion des personnes en situation de handicap, à la protection de l'enfance, à l'intervention sociale, aux actions de la politique de la ville, à la lutte contre les discriminations et à la promotion de l'égalité des chances ;
- à l'accès et au maintien dans l'emploi des personnes éloignées du marché du travail ;
- à l'anticipation et à l'accompagnement des mutations économiques ;
- au développement de l'emploi et des compétences dans le respect des exigences de qualité.
- à l'inspection et au contrôle des conditions d'accueil des établissements sociaux ;
- au travail et notamment à l'amélioration de la qualité de l'emploi et des relations du travail, ainsi qu'aux missions d'inspection du travail.
La DDETS de Vaucluse est structurée autour de deux départements :
- Département Solidarités avec :
le Pôle Egalité et Cohésion des Territoires,
le pôle Ingénierie Inspection contrôle,
le pôle Insertion Logement,
le Pôle Insertion Sociale et Accès aux Droits.
- Département Emploi, Entreprises et Travail avec :
le Pôle Politiques du travail,
le Pôle Insertion emploi, entreprises.
À propos de l'offre
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Formations prévues:
Formations à définir en fonction des besoins et attentes de l'agent au regard des expériences capitalisées et des missions confiées
Mail à qui adresser les candidatures (bouton postuler) :
nelly.blouet@vaucluse.gouv.fr
Directrice départementale adjointe
Contact 1 :
Nom Prénom :Ariane SAITTA
Fonction :Cheffe de cabinet
Mail/téléphone:ariane.saitta@vaucluse.gouv.fr
04 88 17 86 37Coordonnées du service des ressources humaines : sgc-mobilite-recrutement@vaucluse.gouv.fr
Documents à transmettre : CV et Lettre de motivation
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Travail en bureau
• Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service et de la demande de la direction qu'il assiste
• Très grande disponibilité vis-à-vis de la direction,
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• réactivité et discernement dans la gestion des sollicitationsPoste placé sous l’autorité hiérarchique de la direction et sous l’autorité fonctionnelle du cabinet de direction.
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Vacant à partir du 01/07/2025
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Assistante / Assistant de direction
