ASSISTANT DE DIRECTION

Référence : 2025-2127338

  • Fonction publique : Fonction publique de l'État
  • Employeur : INSERM - Siège
    INSERM
  • Localisation : 101 RUE DE TOLBIAC - 75013 PARIS
Domaine : Direction et pilotage des politiques publiques
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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
  • Nature du contrat

    CDD de 3 ans
  • Expérience souhaitée Confirmé
  • Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
  • Catégorie Catégorie A (cadre)
  • Management Non
  • Télétravail possible Oui

Vos missions en quelques mots

Assurer le secrétariat et exécuter des actes de gestion et des actes administratifs courants sous la responsabilité de la chefferie de Cabinet.

Activités principales


• Assurer la gestion de l’agenda du Directeur exécutif et apporter un appui à ceux des membres de l’équipe opérationnelle (prise de rendez-vous, organisation de réunions, coordination des invitations et relances).
• Préparer en amont les rendez-vous stratégiques et les dossiers du Directeur exécutif, en lien avec la chefferie de Cabinet (documents, éléments de langage, notes de contexte), en mettant dans la boucle les membres de l’équipe concernés selon les sujets traités.
• Gérer les bons de commandes, ordres de mission, réservations (transport, hébergement), et assurer le traitement des états de frais de l’ensemble de l’équipe opérationnelle, via les outils de gestion interne (SIFAC, Notilus).
• Gérer les stocks (fournitures de bureau, café, eau, etc.) en lien avec les fournisseurs.
• Mettre à jour et suivre des tableaux de bord internes (suivi d’activités, déplacements, commandes, etc.).
• Traiter, diffuser et assurer le suivi du courrier.
• Assurer l’interface administrative avec les départements de l’Inserm et les partenaires extérieurs (coordination logistique, relances, suivi administratif).
• Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux
• Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire.
• Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques.
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure.
• Assurer, le cas échéant, l'encadrement des personnels et leur apporter ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative.
• Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs.
• Gérer l’accueil téléphonique, répondre aux demandes courantes ou réorienter vers les bons interlocuteurs.
• Participer à la rédaction de courriers, de notes internes ou de documents administratifs et en assurer le suivi pour le Directeur exécutif.
• Réaliser des tâches de classement, archivage et de copie.

Profil recherché

Connaissances


• Connaissance des techniques de secrétariat
• Connaissance des logiciels bureautique usuels, Word, Power Point et Excel, messagerie interne et internet
Savoir-faire
• Qualités rédactionnelles, maîtrise de l’orthographe, de la syntaxe et de la grammaire
• Sens de l’organisation et de la rigueur administrative
• Savoir prioriser, gérer l’urgence, capacité d’adaptation
• Maîtrise de l'anglais souhaitée (à l'oral et à l'écrit)

Niveau d'études minimum requis

  • Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Localisation

Localisation : 101, rue de Tolbiac 75654 cedex 13

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Qui sommes-nous ?

L’Agence de programmes de recherche en santé – ci-après « Agence », dont le pilotage est confié à l’Inserm, a pour objet de rendre l’écosystème de recherche et d’innovation plus à même de répondre aux grandes transitions et défis auxquels le domaine de la santé fait face. Pour ce faire, l’Agence renforce la coordination des acteurs pertinents et contribue à la priorisation et à la définition de programmes de recherche jugés stratégiques par leur fort impact sociétal et leur intérêt souverain. Une fois ces programmes arbitrés par l’État, elle permet d’en orchestrer le pilotage national. Forte de sa capacité de prospective et d’analyse, l’Agence doit anticiper les besoins sociétaux et sanitaires à venir, en s’appuyant sur des communautés scientifiques capables d’innover et de répondre aux transitions majeures. L’Agence répond aux sollicitations de l’État autant que de besoin.

À propos de l'offre

  • Informations Générales : 

    • Date de prise de fonction : Dès que possible
    • Durée (CDD et détachements) : 12 mois - Renouvelable
    • Temps de travail : 38H30 (32 Congés Annuels et 13 RTT)
    • Activités télétravaillables : 2 à 3 jours/semaine maximum sur accord du responsable hiérarchique.

    Rémunération :

    Fonctionnaires :

    • selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi)

    Contractuels :

    • Entre 2 300 € et 3 149 € € brut mensuel en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.
    • Entre 2 457 € et 3 586 € € brut mensuel en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.
    • Entre 2 941 € et 4 315 € € brut mensuel en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.
    • Selon les grilles de la fonction publique et en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

    Modalités de candidature :

    • Veuillez déposer votre candidature via le lien suivant : https
    • Précisez vos prétentions salariales
    • Attention : le traitement des candidatures adressées par d'autres canaux n'est pas garanti

  • Spécificité(s) et environnement du poste
    • Pas de contrainte particulière
    • Travail sur écran
    • Déplacements ponctuels possibles en région parisienne

  • Temps complet

  • Vacant à partir du 05/12/2025

  • Assistante / Assistant de direction

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