ASSISTANT DE DIRECTION

Le Centre Interarmées de Coordination du Soutien (CICoS) est un organisme interarmées (OIA) placé sous la tutelle du sous-chef Performance de l'état-major des armées (EMA). C’est un organisme multisites comprenant une portion centrale située à Balard (Paris XV), 45 états-majors de base de défense (EM BdD) en métropole et 10 états-majors à l’étranger et en Outre-mer. Il a deux missions permanentes : améliorer le fonctionnement du soutien et décliner localement les politiques ministérielles et interministérielles. Dans ce cadre, il est engagé dans une démarche permanente d’évolution du soutien des formations et des ressortissants du MINARM. La Base de Défense est une aire géographique au sein de laquelle un officier supérieur, le ComBdD assure la coordination locale des soutiens délivrés aux formations et organismes du ministère des armées. Placé auprès du commandant de la Base de Défense de Phalsbourg, le chef du secrétariat est responsable de la circulation des flux d’information entrants et sortants indispensables au bon fonctionnement des différentes cellules qui composent la passerelle de l’EM BdD. Il assiste le commandement de la BdD en assurant la gestion des principaux outils de suivi des activités (agenda, tableur de suivi des actions…).
Gérer et assurer la bonne diffusion du courrier administratif officiel (L-Nacre) et en assurer l’archivage adapté.
Mettre en forme et veiller à la conformité à la charte graphique des correspondances de l’EM BdD.
Préparer et suivre les missions du personnel de l’EM BdD (réservation de véhicules, ordres de missions,…).
S’assurer de la conformité des données RH des personnels de l’EM BdD dans les différents SI (CONCERTO, ROC, FD@Ligne).
Seconder l’adjoint ComBdD dans sa fonction d’officier de Place (cérémonies, relations publiques…) et dans l’organisation des RDV et réunions.
Seconder l’adjoint ComBdD dans le suivi des dossiers d’autorisation d’occupation temporaire, de demande d’autorisations liées à l’emploi des VGC.
En liaison avec l’adjoint ComBdD, assurer le suivi de certaines enveloppes budgétaires (Réserves, UGIA, CRCA,…).
Gérer le matériel de l’état-major de la BdD (HCCA, masses, matériels ressortissant du Matériel).
En liaison avec l’adjoint ComBdD, suivre et administrer le maintien en condition du bâtiment de l’EM BdD.
Gérer les réservations de la salle de réunions, organiser des réunions, préparer les invitations et la salle de réunion.
Assurer l'organisation pratique de séminaires, colloques et éventuellement y participer.
Piloter et animer des projets relatifs à la vie et au fonctionnement du service (projets ponctuels).
Assurer le suivi de l’entretien du VGC affecté au ComBdD.