ASSISTANT DE DIRECTION

Placé sous l’autorité de la conseillère sociale au cabinet du ministre des armées, le titulaire du poste organise le travail d'assistance administrative : prise de note, mise en forme des documents, rédaction de courrier, recherche et archivage de documents. Il est chargé de la tenue de l’agenda, gère les rendez-vous et l’accueil téléphonique. A ce titre, il filtre, oriente et conseille les différents interlocuteurs.

Les assistants des membres de cabinet du ministre effectuent les travaux traditionnellement dévolus aux secrétaires de direction : prise de note, frappe du courrier, classement de dossiers. Ils entretiennent, dans les meilleures conditions, le réseau de relations du secrétariat dont ils ont la responsabilité : accueil téléphonique, tenue de l'agenda, accueil des visiteurs, préparation logistique des réunions. Ils favorisent la communication et les contacts à l'intérieur du cabinet, entre les membres du cabinet et à l'extérieur (hautes autorités, directeurs, personnalités extérieures).
- Préparer les dossiers thématiques pour les réunions, audiences et déplacements du conseiller
- Assurer la saisie informatique et la mise en forme de documents divers
- Gérer l’emploi du temps du conseiller
- Fluidifier les circuits des parapheurs et la communication entre services
- Recevoir et orienter de manière attentive et courtoise les hautes autorités, les conseillers et visiteurs internes ou externes
- Filtrer les appels téléphoniques
- Mettre à jour des documents de travail
NBI : 10 points