Assistant de direction RH F/H (réf. 30501)
Référence : 2025-1799727
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Sorbonne Université – Faculté de Médecine
- Localisation : 91 boulevard de l'hopital, 75013 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Fonctions : Assistant de direction RH
Emploi-type : J4C42 Technicien en gestion administrative
Catégorie : B
Corps : Technicien RF
BAP : J
Poste ouvert aux titulaires et contractuels
Mission : Sous l’autorité directe de la directrice des ressources humaines, l’assistant.e de direction organise et prépare différents dossiers RH transversaux et rédige les différentes notes et comptes rendus associés, et coordonne l’activité administrative de la direction.
Activités principales : Etre en appui administratif de la Directrice RH et du pôle pilotage de la direction
Coordination administrative pour la DRH
- Mettre en forme et éditer divers courriers et comptes rendus, notamment d’entretiens et auditions individuelles ou collectives
- Participation aux auditions et entretiens de la direction, prise de notes pour comptes rendus
- Planifier et organiser logistiquement des réunions de travail de la direction et établir des comptes rendus
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes sollicitant la direction, suivi de l’agenda
- Préparer les bons de commandes et participer au suivi du budget de fonctionnement de la direction
- Centraliser le suivi des commandes de fournitures administratives pour la direction et les différents services
Participation aux activités de pilotage de la masse salariale et du budget
- En lien avec la responsable du service IATSS et pilotage, suivi mensuel des indicateurs RH et de la masse salariale, actualisation des tableaux de bord
- Participation à l’élaboration et au suivi du budget de la direction (y compris MS)
Coordination du suivi des plateformes dématérialisées de campagnes et commissions CDI
- Préparation des commissions CDI pour le service IATSS, participation à la commission et rédaction des procès-verbaux et informations aux structures
- Suivi de la plateforme de TT, élaboration des bilans annuels en lien avec la cheffe de service IATSS
- Suivi général de la plateforme de cumul d’activité, en lien avec les gestionnaires élaboration des bilans annuels et des campagnes de suivi annuelles
Révision et suivi des effectifs
- Participation à la préparation de la révision des effectifs annuelle, suivi des bilans annuels et tableaux de bord et préparation des présentations pour arbitrages en lien avec le pôle recrutement
Activités secondaires :
- Gestion des besoins en matériel et leur approvisionnement pour la direction, suivi du budget de fonctionnement de la direction sur un tableau de bord dédié, en lien avec la DFA
- Assurer le relais des informations internes ou externes au sein de la direction
- Mettre à disposition les données et informations sous une forme facilitant leur appropriation (tableaux de suivi etc.)
- Organiser les évènements de la direction (matinée d’accueil, moments de convivialité etc.)
- Participation aux actions de communication interne RH (mailing, mediscope, livret d’accueil…)
Conduite de projets : Oui
Profil recherché
Connaissances transversales requises :
- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
- Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
- Connaissances approfondies en gestion des ressources humaines
- Statuts de la fonction publique, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche
Savoir-faire :
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec des multiples interlocuteurs
Savoir informer ses interlocuteurs en communicant à l’orale et à l’écrit. La connaissance de l’anglais est indispensable.
Savoir mettre en œuvre des procédures et des règles
Capacité à travailler en équipe
Maitriser des logiciels de bureautique (Word, Excel et Outlook)
Informer et rendre compte à sa hiérarchie
Capacité à interagir avec les interlocuteurs internes et externes
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Capacité à hiérarchiser et à prioriser les urgences
Expérience dans un service de gestion ou une direction RH appréciée
Savoir-être :
- Autonomie, organisation et rigueur
- Diplomatie
- Sens du service public
- Aptitude à travailler en équipe et en transversalité
- Disponibilité et réactivité
- Respect absolu de la confidentialité et du secret professionnel
- Fiabilité
- Polyvalence et capacité d’adaptation
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Sorbonne Université (SU) est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.
Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.
SU, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.
SU présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources
Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté de santé • https://sante.sorbonne-universite.fr
Descriptif du service
Le poste est affecté à la Direction des Ressources Humaines, sous la direction du DG et du doyen de la faculté de Santé.
Les missions de la DRH sont :
Proposer et mettre en œuvre la politique des ressources humaines de la faculté dans le cadre du schéma politique RH définis pour l’université par le président et les instances de l’université, et décliné notamment dans le contrat d’objectifs et de moyens de la faculté.
La Direction des Ressources Humaines est composée de 13 agents et est organisée en 3 services :
- Le pôle recrutement et accompagnement
- Le pôle enseignant
- Le pôle IATSS, gérant par ailleurs la gestion collective des agents IATSS
Un pôle pilotage et qualité RH, impliquant notamment le suivi de la masse salariale, des budgets et des demandes transversales est par ailleurs géré par la cheffe de service IATSS.
À propos de l'offre
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Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée sous la référence 30501 à l'adresse mail : medecine-drh-recrutement@sorbonne-universite.fr
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Vacant à partir du 14/02/2025
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Assistante / Assistant de direction
