Assistant de direction H/F
Référence : 2025-1951343
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Ecole Nationale Supérieure d'Architecture de Montpellier (ENSAM)
- Localisation : E.N.S.A. de Montpellier 179 rue de l'Espérou 34 090 MONTPELLIER
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Selon profil € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Selon profil
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Sous la responsabilité directe du Directeur, l’agent assure les fonctions d’assistant de direction du directeur et de la directrice adjointe en charge de toutes les actions susceptibles de valoriser et soutenir la politique menée :
1 ) Secrétaire de direction
- création d’une charte graphique propre à la direction de l’Ensam ;
- Suivi des correspondances et des retours épistolaires,
- Conception et mise en forme de courriers ;
- Mise en place d’une codification générale dans le cadre du suivi des dossiers et des correspondances ;
- Suivi pour agrément des demandes de rendez-vous ;
- Organisation et supervision de toutes les activités pratiques (définition des besoins, demandes des devis traiteurs ou accueil café, gestion de la réserve) de l'évènementiel de l'école (JPO, CRD, PFE, séminaires, cérémonies, jurys, réceptions d'hôtes,…).
2) Assistant du directeur et de la directrice adjointe
* Organisation interne au service
- Gestion des agendas : organisation de rendez-vous, déplacements, … ;
- Suivi et organisation des missions du directeur : recherches tarifaires, réservations, correspondances avec les partenaires institutionnels pour validation ;
- Diffusion des agendas auprès des services concernés ;
- Préparation des rencontres hebdomadaires du Comité de Direction interne aux chefs de service :
- questions d’actualités,
- dossiers émis par la tutelle,
-dossiers transversaux propres à l’établissement ;
- Préparation de l’ensemble des dossiers de direction (dossiers de pré-CA, dossiers de séances des instances : CA, CPS,CFVE, CR, et ensembles des 8 commissions statutaires ou ad hoc ;
* Organisation externe au service
- Transmission des décisions directoriales à l’ensemble de la communauté des personnels et étudiants ;
- Mise en forme et suivi de l’application des notes de service ;
- Diffusion de l’information et suivi dans l’application des décisions;
* Actions transversales pour l’ensemble de l’établissement
- Gestion et suivi du registre des 250 conventions de partenariats (indexation, avenants, reconductions) institutionnels ou financiers ;
- Relations de proximité avec les services liés à ces conventions ;
- Veille institutionnelle sur les relations de partenariats avec les organismes de formation et de recherche, les établissements d’enseignement supérieur, les collectivités locales, et les partenaires non académiques.
* Aide organisationnelle dans le suivi des actions contentieuses
- Gestion des dossiers de suivi des contentieux intentés contre l’établissement (12 procédures en cours) ;
- Lien de correspondance avec les avocats en charge de la défense des intérêts de l’école.
* Relations avec la tutelle
- Assurer le suivi des dossiers avec les différents services du Ministère : correspondances et montage des « fonds » de dossiers ;
- Organisation de la veille calendaire des demandes exprimées par la tutelle pour la gestion des envois ;
- Suivi des activités du Collège des Directeurs.
Profil recherché
Ce poste, à forte dimension relationnelle, requiert une grande disponibilité, une excellente capacité d’adaptation ainsi qu’un sens aigu de l'organisation et de réserve professionnelle,
Les impératifs de l'ENSAM nécessitent une présence renforcée sur site à des périodes spécifiques (évaluations, évènements, réceptions de partenaires...).
L’assistant de direction devra justifier d’une expérience confirmée sur un poste similaire, le suivi de dossier ainsi que de qualités rédactionnelles et discrétion.
Il est attendu en matière de compétences techniques :
- Connaissance des procédures, des règles de fonctionnement de l'administration et du statut des fonctionnaires,
- Maîtrise de l'environnement bureautique et des outils informatiques,
- Maîtrise des techniques de communication administrative,
- Maîtrise des techniques de secrétariat bureautique,
- Maîtrise des règles de classement et archivage,
- Connaissance de l'environnement professionnel,
- Connaissance de l'environnement juridique des instances.
En matière de savoir-faire :
- Filtrer et orienter les différentes informations ou sollicitations,
- S’adapter aux différents interlocuteurs,
- Réaliser un plan de classement,
- Rédiger et mettre en forme les correspondances,
- Communiquer à l'oral, à l'écrit et savoir reformuler,
- Détection des anomalies et alerte sur les situations,
- Prise d'initiative, anticipation et force de proposition,
- Maîtrise des échéances,
- Rigueur et précision,
- Rendre compte à sa hiérarchie.
En matière de compétences comportementales :
- Être rigoureux, autonome et avoir une appétence pour l'innovation et la modernisation des pratiques,
- Faire preuve d'une capacité d’écoute, de communication et de pédagogie,
- Sens des relations humaines,
- Grande discrétion et réserve professionnelle,
- Sens de l’analyse des situations et priorisation des dossiers,
- Sens des responsabilités,
- Savoir agir et réagir dans des situations complexes,
- Savoir prendre du recul sur les situations,
- Être capable de s'adapter à une institution en constante évolution.
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- isabelle.avon@montpellier.archi.fr
- lisette.vieira@montpellier.archi.fr
Qui sommes-nous ?
L’École Nationale Supérieure d’Architecture de Montpellier fait partie du réseau des 20 écoles publiques d’architecture, sous cotutelle des ministères de la culture et de l’enseignement supérieur et de la recherche.
Elle a pour vocation de préparer au diplôme d’État d’architecte. L’ENSAM s’étend sur 8 000 m², possède deux amphithéâtres (220 et 110 personnes), des salles de cours, des ateliers, une médiathèque, un atelier maquettes, un atelier numérique ainsi des espaces de travail ouvert pour les étudiants, un jardin, des terrasses et des patios.
L’école accueille environ 850 étudiantes et étudiants, compte une cinquantaine d’enseignants titulaires (MCF et PR)et environ une centaine d'agents contractuels (CDD& CDI) et intervenants extérieurs. Elle entretient des rapports très étroits avec la 21ème ENSA située sur l’ile de La Réunion .
Parallèlement à ses missions d’enseignement de cycle initial, l’ENSAM a mis en place des formations complémentaires ouvertes à l’extérieur et aux anciens étudiants.
C’est également un lieu de vie très animé avec une politique culturelle qui a pour objectif de sensibiliser un plus large public à l’architecture, l’urbanisme, et le cadre de vie.
Depuis le 1er janvier 2025, elle est établissement composante de l'EPE Université Montpellier Paul Valéry, pour une phase expérimentale de 3 ans.
Descriptif du service
L'ENSAM se compose de 55 personnes, autour d'une direction adjointe et d'un secrétariat général.
N+1 :Le directeur de l'ENSAM
Liaisons fonctionnelles :
En lien avec la directrice adjointe et la secrétaire générale,
En lien avec l'ensemble des personnels et les étudiants,
En lien avec les présidents d'instances et de commissions,
En lien avec les services du ministère de la Culture,
En lien avec les partenaires institutionnels, collectivités territoriales.
À propos de l'offre
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Tous les postes du ministère de la Culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleur.euse handicapé.e.
Les candidatures seront examinées collégialement. Les personnes présélectionnées seront invitées à un ou plusieurs entretiens. Conformément aux recommandations de la CNIL et aux dispositions du code du travail des mises en situation ou des tests d'évaluation contribueront à l'appréciation de la capacité à occuper l'emploi.
Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Une cellule d'écoute est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l'objet d'une rupture d'égalité de traitement.
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Grande disponibilité, qualité d’écoute et d’accueil auprès d’un public diversifié.
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Poste ouvert aux agents titulaires de la Fonction publique relevant de la catégorie B, corps principal de Secrétaire administratif, autre corps de Technicien en gestion administrative et groupe RIFSEEP 3 ou par voie de détachement dans ce corps ou aux agents contractuels groupe d'emploi 2 de la circulaire Albanel.
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Vacant à partir du 01/11/2025
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Assistante / Assistant de direction
