ASSISTANT DE DIRECTIONS (H/F)

-Contribuer à l’organisation du travail au sein des 2 directions : assistance à la planification, à la préparation et au suivi des réunions ou instances, optimisation de la gestion d’agenda des directeurs et de l’encadrement, en lien avec les services des directions (services numériques, biomédical, département achats-logistique, blanchisserie, restauration, département patrimoine et travaux).

-Elaborer le calendrier de travail annuel des directions et planifier les réunions récurrentes.

-Assurer le secrétariat des réunions d’encadrement ou autres réunions à la demande des directeurs.

-Rédiger des notes, des procédures, des conventions relatives à son domaine de compétences.

-Elaboration, suivi d’outils de gestion et communication aux interlocuteurs des deux directions : calendrier des opérations et projets des deux directions, recensement des investissements d’équipements et travaux, appui auprès de l’encadrement pour le suivi du plan pluri annuel des investissements.

-Coordonner les réponses des deux directions aux sollicitations institutionnelles (rapport d’activité, plan de formation…) et des tutelles.

-Coopérations logistiques : piloter la mise à jour des conventions de prestation et de coopération avec les partenaires externes (blanchisserie, magasinage, restauration, laboratoire, …), organiser les revues annuelles de convention, assister le directeur dans les démarches d’intégration de nouveaux clients

-Pôles : planifier l’organisation des réunions des trios de pôle, des bureaux de pôles (invitation, odj, supports), des conférences de pôles (invitation, déroulé de la journée)

-Assurer le secrétariat des cellules de crise en collaboration avec l’ensemble des assistantes de direction en cas de nécessité, et assurer le relai des informations urgentes auprès des cadres des deux directions.

Activités mutualisées

-Gestion des agendas et des boîtes courriels,

-Assurer le secrétariat et assurer le relai des informations,

-Transmission des alertes diverses (fugues, médicaments, météorologie…).

-Gestion des 4 logements mis à disposition rue Jean Neyman ;

-Procédure d’alerte dans le cadre des prélèvements d’organes ;

-Gestion du planning de réservation de salles de réunion du 4ème étage

Relations professionnelles

L’équipe de Direction

Les assistant(e)s de Direction

L’encadrement et l’ensemble des agents des 2 directions.

Les partenaires extérieurs.