ASSISTANT DE FORMATION/ADJOINT ADMINISTRATIF

Description synthétique du poste :
Les assistant(e)s de formation sont chargés de la gestion administrative, financière, de la mise en uvre et du suivi du plan de formation médical et non médical en regard des dispositions législatives ou réglementaires. Ils participent à lélaboration du plan de développement des compétences et à sa mise en forme. Ils sont également chargés de fonctions daccueil et de secrétariat.
MISSIONS DU POSTE ET COMPETENCES REQUISES
MISSIONS GENERALES
1.GESTION ADMINISTRATIVE DES ACTIONS DE FORMATION OUVERTES A LEXTERIEUR (VE-FORMATION)
-Mise en uvre et suivi des dossiers des actions de formations au catalogue : inscriptions, mise à jour de la liste des participants, convocations, feuilles démargement, annulations, attestations de présence
-Suivi des dossiers de formation dans le logiciel GESFORM
-Emission des titres de recette
-Suivi des évaluations de formation (QUALIOPI)
-Elaboration doutils de suivi des formations
2.GESTION ADMINISTRATIVE DES ACTIONS DE FORMATION INDIVIDUELLES ET COLLECTIVES DU PLAN DE DEVELOPPEMENT DES
COMPETENCES MEDICAL ET NON MEDICAL
-Mise en uvre et suivi des dossiers de formations INTRA : inscriptions, mise à jour de la liste des participants, convocations, feuilles démargement, annulations, attestations de présence
-Mise en uvre et suivi des dossiers de formations INTER : inscription auprès des organismes, bons de commandes, vérifications des conventions, ordres de mission, attestations de présence et suivi des dépenses occasionnées par les déplacements et lhébergement des stagiaires
-Suivi des dossiers de formation dans le logiciel GESFORM
-Paiement de certaines factures dans Cpage-i
-Impression de lhistorique de formation des agents
-Vérification de ladéquation entre conventions et factures des organismes
-Elaboration de requêtes pour établir les statistiques du service
-Elaboration du récapitulatif mensuel des formations
-Participation à la recherche de documentation sur les organismes
-Suivi aux différentes commissions (CCFP, FMC.) et rédaction des CR


3.SUIVI DU DPC
- Saisi des programmes sur lANDPC
- Réalisation des attestations DPC pour tous les professionnels
- CR des réunions des correspondants DPC
- Suivi des actions DPC
- Suivi des abondements
4.ACCUEIL- COMMUNICATION -INFORMATION
- Accueil physique et téléphonique
- Accueil des agents et informations diverses sur les formations ou sur les dispositifs de formation
- Accueil des formateurs internes et externes
- Publication sur intranet
5.SECRETARIAT
- Traitement et frappe des courriers (réception, tri, enregistrement et distribution), traitement des mails
- Gestion des rendez-vous de la Responsable du service
- Préparation des réunions : convocations, mailings, élaboration de documents.
- Prise de note, frappe de comptes rendus (Commissions de formation...)
- Saisie et mise en forme décrits professionnels
- Frappe et diffusion des notes dinformation et notes pédagogiques
- Réalisati