Assistant de gestion administrative - CONSEIL DEPARTEMENTAL DES BOUCHES-DU-RHONE

Sous l'autorité hiérarchique du chef de service et de son adjoint, et en lien étroit avec les référents sociaux du service, cet agent sera chargé :

- De gérer les activités de secrétariat du service (fournitures, commission des aides financières, rédaction de fiches techniques, suivis RH...)
- De participer à la gestion du dispositif des relations aux usagers
- D'instruire les demandes de subventions des associations ½uvrant dans le domaine de l'action sociale et d'effectuer toutes les tâches inhérentes à cette mission.
- Et toute autre mission de service public correspondant à son cadre d'emplois et son domaine d'intervention.

1. Tâches classiques de secrétariat
- Suivi des plannings du service en lien avec le chef de service et son adjoint et le secrétariat de direction ;
- Accueil téléphonique : réception des appels téléphoniques, orientation, traitement ;
- Gestion des fournitures du service ;
- Relation avec les partenaires et les MDS dans le cadre du « tour de rôle » ;
- Gestion des besoins RH : traitement des arrêts maladie, suivi des demandes de formation, tenue des fiches de poste, ordres de mission, etc ;
- Classement et archivage des dossiers (référent du service).

2. Instruction des demandes de subvention et suivi du conventionnement
- Instruction des demandes de subvention dans le respect des procédures fixées par la DAJMARA ;
- Participation aux réunions partenariales ;
- Rédaction des rapports présentés en Commission permanente ;
- Suivi des dossiers, élaboration des notifications, des conventions, suivi des enveloppes budgétaires, engagement, liquidation ;
- Contrôle administratif de l'utilisation des subventions allouées.

3. Assistance administrative sur les dossiers spécifiques du service
- Suivi, mise à jour et amélioration des procédures et tableaux de bord concernant la gestion du dispositif relation aux usagers, et suivi des demandes ;
- Elaboration des courriers aux usagers et à la préfecture, et transmission ;
- Instruction des dossiers dans la base de données dédiée. (SAP, tour de rôle, relations aux usagers...) ;
- Organisation et suivi des commissions des aides financières et de recours ;
- Préparation des documents en vue des diverses réunions ;
- Participation à l'élaboration de notes diverses.