Assistant de gestion du service de formation des personnels H/F
Référence : 2025-1796138
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Direction de l'administration pénitentiaire - DISP PARIS
DIRECTION DE L'ADMINISTRATION PENITENTIAIRE DIRECTION INTERREGIONALE DES SERVICES PENITENTIAIRES DE PARIS CENTRE PENITENTIAIRE DE FLEURY-MEROGIS - Localisation : 7 avenue des peupliers-91700 Fleury-Mérogis
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Placé sous l'autorité directe du responsable du pôle de formation Ile-de-France sud, l'assistant de gestion doit :
- Effectuer la gestion administrative du service de formation
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des agents : réception des appels, prise de message, orientation du public et des appels vers les différents services, primo-renseignements pour l'ensemble des publics qui effectue un stage au centre pénitentiaire de Fleury-Mérogis
• Activités principales de l'assistant de gestion du service de formation des personnels :
- Gestion du courrier
- Réception, traitement et diffusion de l'information (DISP, ENAP, équipe de formation)
- Traitement du courrier départ/arrivée, transmission aux agents
Tâches administratives
- Suivi de l'agenda du service
- Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (notes de service, courriers, tableaux)
- Création et suivi des tableaux de présence pour les formations continues
- Création et alimentation des tableaux pour les formations initiales en lien avec le logiciel VIOLETTE
- Copie et diffusion des notes de service une fois validées et signées
- Saisie dans le logiciel HARMONIE et édition des attestations de stage
- Photocopies des supports de cours
- Prise des différents messages téléphoniques et renseignements sur diverses questions
- Tri, classement et archivage des dossiers formations
- Demande de B2, création des autorisations d'accès, copie et diffusion sur le commun
- Suivi des commandes de fournitures
- Transmission de documents à la DISP et à l'ENAP
- Liaisons avec la DISP et l'ENAP (téléphone, mails, suivi des envois des dossiers des élèves et des stagiaires)
- Saisie, édition et transmission à l'ENAP des attestations de restauration et d'hébergement
- Possibilité de participation à des surveillances de concours
- Elaboration du bilan d'activités
• Missions annexes :
Formations DISP et ENAP
- Diffusion des appels à candidatures
- Transmission des candidatures par télécopie ou par mail
- Transmission aux agents des notes de rejet ou de convocation
- Transmission à l'ENAP par télécopie de la confirmation de participation
- Edition de la note de services
- Copie et diffusion de la note de service
Gestion des dossiers liés aux droits à la formation des agents (CEDIF,DIF)
- Répondre aux requêtes des agents
- Remise de dossiers
Compétences attendues
CONNAISSANCES
- Connaissance des textes relatifs à la fonction publique
- Connaissance des textes liés à la formation des personnels
SAVOIR-FAIRE
- Capacités de rédaction, de synthèse
• SAVOIR ETRE
- Aptitude au dialogue, à l'écoute et au conseil
- Sens du contact
- Discrétion professionnelle
- Esprit d'initiative
Éléments de candidature
Personnes à contacter
- PIERRE DEZEURE, Responsable du pôle de formation-téléphone: 01 69 72 34 77
- Rose-Agnès DUSSIEL, Responsable de formation des personnels
Qui sommes-nous ?
Descriptif du service
Composition et effectifs du service
Effectif au 1er janvier 2025 :
1 Responsable de pôle
1 Responsable de formation filière personnel de surveillance
4 formateurs
1 assistante de gestion
À propos de l'offre
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Le titulaire de ce poste est soumis à l’ordonnance n° 58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire et au décret n° 66-874 du 21 novembre 1966 modifié, relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaires.
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Vacant à partir du 01/03/2025
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Secrétaire
