Assistant de gestion F/H
Référence : 2025-1916366
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
GIP - FCIP Académie de Lille
Groupement d'Intérêt Public - Formation Continue Insertion Professionnelle (GIP FCIP) - Localisation : Lycée Hôtelier International de Lille
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) de gestion, dynamique et polyvalent(e) pour rejoindre notre équipe pédagogique.
Dans ce rôle, vous serez responsable, dans le respect des procédures qualité du service, des missions suivantes :
- Contribuer, avec le DDFPT, à la planification des besoins en matériels et denrées nécessaires aux activités pédagogiques
- Veiller, avec le DDFPT, à la bonne anticipation des commandes afin de garantir le respect des délais et prévenir les ruptures d’approvisionnement
- Superviser, avec le DDFPT, le contrôle et le suivi des demandes des formateurs (édition des bons de commande, vérification et ajustement selon la nature et la quantité des produits demandés, en cohérence avec les objectifs pédagogiques)
- Effectuer les opérations de commande des produits nécessaires à l’activité pédagogique de l’UFA, via le logiciel spécialisé, en collaboration avec le magasinier
- Participer, avec le DDFPT, au choix des fournisseurs, des produits commandés et aux opérations de réassort en lien avec les fournisseurs, dans le respect des règles de traçabilité et de sécurité et avec rigueur et méthode
- Gérer le suivi des fournisseurs et contribuer au contrôle qualité des produits commandés
- Assurer la transmission des informations au magasinier de l’établissement concernant les besoins des formateurs (DBM), les bons de commandes établis, pour qu’il assure la réception, la préparation, l’organisation et la distribution des marchandises auprès des formateurs
- Veiller au respect des délais de livraison et alerter en cas de dérive ou de difficulté d’approvisionnement
- Contribuer à l’élaboration et à la mise à jour du tableau de bord de suivi des stocks, dans une logique prospective de gestion annuelle des achats, en lien avec l’évolution des formations au sein de l’UFA
- Contribuer au système de management de la qualité (SMQ – EDUFORM)
- Respecter les procédures qualité du service, notamment en matière d’achats pédagogiques et de suivi fournisseur
- Signaler les non-conformités constatées lors des commandes ou des livraisons et contribuer à l’amélioration continue du processus d’achat
Le volume des commandes est de l’ordre de 350 000,00 € de denrées à usage pédagogique.
L’assistant a la charge de la vérification des encaissements des objets confectionnés représentant un volume de l’ordre de 300 000,00 € par an.
Sa mission s’inscrit dans un environnement de livraisons régulières de denrées, aux volumes fluctuants et sur des plages horaires élargies, requérant une grande disponibilité, une implication durable et un sens affirmé des responsabilités.
Profil recherché
De formation Bac Pro à Bac+3 vous disposez d’une expérience professionnelle d'au moins 2 ans, de préférence dans le domaine de la gestion et/ou de l’administration
Vous possédez des connaissances de l'environnement de l'éducation et de la formation professionnelle.
Vous avez des connaissances certaines en réglementations et normes, en gestion des commandes et approvisionnement, en gestion de la relation fournisseur, en gestion financière, en qualité et contrôle qualité.
Votre aisance en communication écrite et orale est reconnue et vous aimez travailler en équipe.
Vous maîtrisez les outils bureautiques (notamment Excel) et vous savez faire preuve d’une capacité d’adaptation aux différents logiciels et bases de données.
Vous savez mettre en place des procédures et des règles, gérer les commandes et les stocks, contrôler les coûts des commandes et suivre l'impact financier, assurer le contrôle qualité.
Vous savez prioriser les tâches et respecter les délais, mettre à jour et assurer le suivi des tableaux de bord, classer et archiver.
Par ailleurs, vous disposez de qualités rédactionnelles et d’une capacité à rendre compte de manière précise et efficace.
Votre autonomie, votre rigueur et votre fiabilité seront des qualités appréciées et vous saurez faire preuve de discrétion.
Vous possédez un esprit d'initiative, des capacités d'anticipation et d'adaptation ainsi qu'un sens du détail accru.
Vous êtes réactif, motivé(e), dynamique, doté(e) d'un excellent sens de l'organisation et souhaitez rejoindre notre équipe, alors n’hésitez pas à candidater !
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Comptabilité, gestion, Secrétariat, bureautique
Compétences attendues
Rigueur/ méthode/précision/fiabilité
Esprit d'initiative
Sens du détail
Disponible et à l'écoute
Sens de l'organisation
Confidentialité
Capacités d'anticipation et d'adaptation
Réactivité
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Le GIP FCIP de Lille, en appui du rectorat, contribue à l’éducation et à la formation tout au long de la vie. Il intervient dans la Formation Continue des Adultes, l’Apprentissage, la Validation des Acquis, la mobilité européenne et l’insertion professionnelle. Ses missions incluent la coordination et la gestion de projets, la formation, l’ingénierie conseil ainsi que l’évaluation de dispositifs et politiques de formation.
Rejoindre le GIP FCIP, c’est intégrer un collectif d’experts engagés dans une mission commune : promouvoir l’éducation et la formation. Le Centre de Formation d’Apprentis du GIP FCIP regroupe 135 établissements partenaires, proposant plus de 500 formations et accueillant environ 7000 apprentis chaque année.
Le GIP FCIP recrute régulièrement des profils pédagogiques (formation, conseil), spécialisés en gestion de projet ou administratifs.
Certifié ISO 9001, QUALIOPI et labellisé EDUFORM, il garantit des prestations conformes aux plus hauts standards de qualité, tant pour ses usagers que pour ses personnels.
Le GIP FCIP compte environ 470 agents, dont 65 % exercent leurs fonctions dans le réseau territorial Nord-Pas-de-Calais, au service des missions de formation, conseil (VAE, bilan mobilité) et coordination pédagogique.
Descriptif du service
Placé sous l’autorité hiérarchique du Directeur du GIP FCIP également Directeur du CFA académique de Lille et sous l’autorité fonctionnelle du Directeur de l’UFA, l’assistant de gestion assure les opérations relatives à la gestion des commandes fournisseurs nécessaires aux activités pédagogiques propres à la nature de l’UFA du LHIL, en lien avec le service du DDFPT et du secrétaire général.
Il veille à ce que les besoins pédagogiques soient en conformité avec leurs aspects financiers, gérés par les services du secrétaire général.
L’assistant de gestion est un pivot entre l’activité pédagogique de l’UFA du LHIL et l’activité financière.
À propos de l'offre
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En tant qu’agent du GIP FCIP, vous bénéficiez
sous réserve l'éligibilité, au vu des règles en vigueur, de titres restauration
d'une participation à hauteur de 75% de l'abonnement de transport en commun (plafonné à 101,75€/ mois)
de la possibilité de télétravailler après 2 mois de présence (sous conditions)
d'une adhésion au CNAS (Comité National d'Action Sociale) à l'issue de la période d'essai (2 mois minimum)
d'une participation à la mutuelle
Vous trouverez plus d'informations sur notre structure en cliquant sur le lien suivant : -
Le poste est ouvert :
- aux titulaires de catégorie C par voie de détachement ou de mise à disposition renouvelable annuellement
- aux salariés contractuels sous la forme d’un CDD reconductible.
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Vacant à partir du 01/06/2025
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Assistante / Assistant de direction
