Assistant de gestion H/F

L’assistant de gestion, directement rattaché au responsable de l’appui au pilotage, en lien avec le gestionnaire administratif budgétaire et immobilier, réalise des travaux de gestion administrative courante et met en œuvre des actions en matière de santé sécurité au travail.

1-        Mise en œuvre d’actions en matière de santé, sécurité au travail : en lien avec l’assistant de prévention :

· Appui administratif à l’assistant de prévention ;

· Veille à la transmission et à la bonne tenue des différents registres de sécurité de la délégation ;

· Constitution et transmission de tout dossier aux autorités de l’administration centrale ;

· Mise en œuvre d’actions de communication interne relatives à la santé et à la sécurité au travail ;

· Contribution à la démarche d’évaluation des risques professionnels.

2-       Gestion matérielle des sites de la délégation (siège et antennes localisées dans le ressort de la délégation) :

· Réponse aux besoins matériels des sites de la délégation dans le respect des crédits alloués et de la réglementation ;

· Suivi des contrats liés à l’exploitation des bâtiments (exemple des contrôles réglementaires)

3-       Missions de secrétariat :

·     Accueil physique et téléphonique de la délégation en veillant à garantir un service de qualité;

·     Gestion administrative courante : numérisation, nommage des documents, archivage numérique et papier, rédaction de documents, création de procédures, passage de commandes pour le compte des agents de toute la délégation ;

·     Traitement du courrier : courrier entrant, courrier sortant et envoi/ réception de colis ;

·     Mise à jour régulière et transmission du kit du nouvel arrivant (annuaire, organigrammes, qui fait quoi) ;

·     Réservation et mise en place des salles de réunion avec, le cas échéant, la préparation de chevalets et de dossiers ;

·     Gestion des demandes et incidents sur le logiciel TID et ODIN ;

·     Gestion des fournitures administratives ;

·     Recensement des matériels en stock ;

·     Réceptions de livraisons de matériels et distribution aux services demandeurs ;

·     Mise en place et suivi de tableaux de bord pour la délégation.

4-       Missions d’archivage :

·     Organisation et classement des archives ;

·     Alimentation d’une base de données existante ;

·     Destruction des documents ayant dépassé la date d’archivage légale.