ASSISTANT DE GESTION

Spécialiste des infrastructures militaires, le SID assure le soutien de l'infrastructure et du domaine Immobilier du ministère de la défense en métropole et sur les théâtres d'opérations extérieures. Sous la conduite d'une direction centrale, le SID est organisé en 7 établissements (ESID) auxquels sont rattachés des unités de soutien (USID).
Au sein de la division Plan de l’ESID de Toulon, l’assistant de gestion opère principalement dans le domaine financier et assure notamment :
• Le soutien de la division en matière de demande des Autorisations de Consommer (AC);
• Les interfaces avec le service achats pour le traitement des actes d’achat de la division (DCE, marchés, actes spéciaux…);
• Le pré-engagement dans NSI de tous les actes d’achats et leur transmission vers le Bureau Exécution de la Dépense de la division Plan chargé de saisir l’EJ dans CHORUS;
• La fluidité de la constatation du service fait et l’enregistrement dans l’outil CHORUS-formulaire SF;
• La mise à jour des tables du Système Informatique Local (SIL) (FEB, ML, marchés, OS…).
Il assure également la continuité du secrétariat en l’absence de la titulaire du poste.
- Demander la mise en place des AC pour les opérations relevant de la division et contrôler leur mise à jour dans le logiciel interne COSI.
- Rédiger certaines correspondances liées aux actes d’achat délégués en division.
- Pré-engager tous les actes d’achat de la division dans NSI et CHORUS formulaire et les transmettre vers la section PLN/BED.
- Mettre à jour quotidiennement les données liées à son activité dans le SIL et produire des restitutions.
- Relayer les messages liées aux formations du personnel vers les agents de la division.
- Saisir les procès-verbaux de services faits dans CHORUS-Formulaire et l'outil d'informations interne NSI.
- Assurer la transmission des DCE pour les consultations inférieures à 90 k€ vers la division SAI.
- Participer à toute activité nécessaire au bon fonctionnement du service.
- Participer à la rationalisation de l’archivage numérique des documents de la division.
- Assurer la continuité des tâches prioritaires du secrétariat en l’absence de la titulaire (courrier, RH, accès).
- Matérialiser la description des processus de la division (OF, description des tâches; contribuer à l’amélioration du référentiel (mode opératoire).
- Assurer la suppléance des mises en service dans le cadre de la comptabilité des immobilisations matérielles.