Assistant de la direction de la communication et du dialogue avec la société (f/h)
Référence : 2024-1775754
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Santé Publique France
- Localisation : 12 rue du val d'osne 94410 Saint-Maurice
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) de 20 498,47 € à 36 330,14 €. € brut/an
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Missions :
Sous l’autorité directe de la directrice de la DIRCOM, il/elle est au cœur des activités de la direction et garantit son bon fonctionnement collaboratif, administratif et logistique. Il/elle apporte aussi sa contribution à certaines actions de communication menées dans les unités.
Outre ses activités et ses missions au sein de la DIRCOM, l’assistant.e gère l’agenda du directeur scientifique rattachée à la direction générale : organisation de réunions et de rendez-vous lorsqu’elles ne sont pas prises en charge par d’autres directions. Il/elle assure également la gestion de ses déplacements. La quotité de cette mission spécifique est de 1 jour par semaine.
Activités :
Office management pour la DIRCOM
- Participer au Codir de la DIRCOM, préparer les ordres du jour et rédiger les comptes rendus
- Participer aux réunions de coordination pour assurer les ordres du jour, les compte-rendu.
- Préparer les dossiers pour les interventions externes de la directrice, en lien avec les Responsables d’Unités
- Organiser, en lien avec les Responsables d’unité le réseau de partage de documents de la Direction
- Garantir la mise à jour des calendriers de la DIRCOM (congés, astreintes, télétravail, etc).
- Organiser l’agenda, les rendez-vous et réunions de la directrice de la DIRCOM et de son adjointe, ainsi que les déplacements.
- Garantir le bon déroulé du circuit de validation interne et vérifier l’application de la charte graphique de l’établissement et les règles administratives des courriers mis à la signature de la directrice
- Réceptionner, trier, diffuser l’information (courrier, messagerie, appels téléphoniques, internet)
- Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les documents en interne et en externe
Gestion administrative et financière :
- Pour les documents relevant directement de leur activité ou ceux confiés par la directrice, concevoir et mettre en forme les documents, organiser le classement et l'archivage des documents
- En lien avec le Référent Administratif et Financier (RAF) de la DIRCOM, il/elle apporte son soutien au suivi comptable de la direction, de l’enregistrement des bons de commandes au service fait (via Qualiac).
- Organiser les commandes de matériels et de fournitures
- Organiser les commandes des goodies de la direction et la gestion des stocks
- Organiser l’accueil des nouveaux arrivants en lien avec la RAF, la DRH, les services généraux et la DSI
Activités spécifiques « métier »
- Gérer pour la DIRCOM le fichier institutionnel de l’Agence en lien avec le Cabinet de la Direction Générale
- Centraliser les droits à l’image signés dans le cadre des activités de la DIRCOM
- Préparer les mails à la tutelle (DGS) pour informer de la mise en ligne des publications scientifiques ou d’actions en cours
- Apporter son soutien sur les évènements internes et externes portés par la DIRCOM
Consulter le profil de poste complet sur le site internet de Santé publique France
Profil recherché
- A partir du bac, bac + 2 souhaité (ex : BTS Support à l'Action Managériale, DUT Gestion des entreprises et des administrations…)
- Expérience professionnelle exigée de 7 ans minimum dans le domaine de l’assistanat de direction
Connaissances :
Idéalement, connaître :
- L’écosystème des acteurs de santé et enjeux de santé publique
- Les grands principes à respecter de la commande publique
Compétences fonctionnelles et techniques
Savoirs :
- Savoir actualiser ses connaissances et s’adapter à de nouveaux outils (Elise, Qualiac, etc.)
- Savoir planifier et organiser l’activité
- Savoir identifier et comprendre en compte un nouveau besoin, une demande
- Savoir rédiger des documents administratifs de qualité
- Savoir rédiger des documents à usage interne (notes, comptes rendus)
- Maîtriser pleinement les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Bon niveau d’anglais
Compétences relationnelles
- Sens du service et du contact
- Sens de la confidentialité et de la discrétion
- Sens de l’organisation
- Adaptabilité
- Rigueur
- Persévérance
- Esprit de synthèse
- Savoir gérer la complexité de multiples demandes et interlocuteurs
- Esprit d’initiative, proactivité
- Goût du travail en équipe
- Savoir rendre compte
- Coopérer efficacement avec des interlocuteurs internes et externes
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Langues
- Anglais Avancé ou indépendant
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- Sur le poste : Peggy Goëtzmann, directrice de la DIRCOM – tél : 07 88 11 44 36
- Sur le recrutement : MC Morel, Chargée du recrutement à la DRH – tél : 01 41 79 68 28
Qui sommes-nous ?
Santé publique France est l’agence nationale de santé publique française. Etablissement public de l’Etat sous tutelle du ministre chargé de la santé, créé par l’ordonnance 2016-246 du 15 avril 2016, elle intervient au service de la santé des populations. Agence scientifique et d’expertise du champ sanitaire, elle a pour missions :
1° L'observation épidémiologique et la surveillance de l'état de santé des populations ;
2° La veille sur les risques sanitaires menaçant les populations ;
3° La promotion de la santé et la réduction des risques pour la santé ;
4° Le développement de la prévention et de l'éducation pour la santé ;
5° La préparation et la réponse aux menaces, alertes et crises sanitaires ;
6° Le lancement de l'alerte sanitaire.
L’agence est organisée autour de quatre conseils (Conseil d’Administration, Conseil scientifique, Comité d’Ethique et de Déontologie et Comité d’orientation et de dialogue), de directions scientifiques et transversales, et de directions assurant le support et le soutien à l’activité. Elle dispose d’implantations régionales (Cellules régionales) auprès des agences régionales de la santé.
Descriptif du service
Suite présentation de l'agence :
Son programme de travail, arrêté par son Conseil d’administration, s’articule autour de 6 enjeux : Anticipation, préparation et réponse aux menaces de santé publique, dont les épidémies ; Numérique en santé publique ; Santé environnementale, changement climatique et environnement de travail ; Fardeau des maladies et de leurs déterminants, efficacité des interventions et retour sur investissement de la prévention ; Stratégie de prévention, marketing social et approche par populations ; Inégalités sociales, vulnérabilités territoriales.
Affectation :
La Direction de la communication et du dialogue avec la société a pour mission la valorisation des productions de Santé publique France : valorisation scientifique, relations avec la presse et les médias, communication interne et institutionnelle, relations avec les parties prenantes et les usagers. Elle est garante de l’image de l’agence, et assure la visibilité et la lisibilité de ses missions.
La direction de la communication et du dialogue avec la société regroupe trois unités :
- Unité de valorisation institutionnelle
- Unité de valorisation presse
- Unité de valorisation scientifique
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 10/12/2024
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Assistante / Assistant de direction
