Assistant de la direction générale des services de l'Université Paris-Saclay H/F

Activités principales de l’agent·e :

• Gestion des agendas du Directeur Général des Services et de ses trois adjointes et anticipation des échéances;
• Organisation des déplacements professionnels (i.e. missions, transports, hébergements, etc) le cas échéant ;
• Planification, préparation et organisation logistique et matérielle des réunions et évènements portés par la Direction Générale des Services : réunions plénières mensuelles des directeurs / directrices des services centraux et des déléguées du DGS, réunions du réseau des DGS, séminaires, webinaires, etc. ;
• Suivi de la messagerie générique de la direction générale des services ;
• Gestion du courrier papier du Directeur Général des Services et de ses trois adjointes ;
• Gestion de l’information auprès des équipes directes de la Direction Générale : préparation de notes d’information, présentations, compte-rendu de réunion, courriers etc. pour diffuser les informations émanant de la Direction Générale à l’ensemble des services centraux et déléguées du DGS dans les composantes universitaires ; ainsi qu’au réseau des DGS de l’Université Paris-Saclay (mailing, classement de l’information, etc.) ;
• Gestion des documents pour le réseau des DGS et mise à disposition des documents réglementaires ;
• Gestion de la circulation de l’information et vérification de la conformité des notes administratives et de la bonne tenue des process associés ;
• Travail conjoint avec les assistantes du cabinet du Président et à ce titre, interactions avec l’équipe de la gouvernance (Président, vice-présidents, direction de cabinet) ;
• Suivi des circuits de signature des documents internes, conventions et divers actes administratifs ;
• Participation à l’évolution et à la simplification des processus administratifs ;
• Gestion du budget de la DGS : réalisation et suivi de tableaux de bord, d’indicateurs et de bilans.