ASSISTANT DE SOUS-DIRECTION (H/F) H/F
Référence : ARS_2025-5527
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Agence Régionale de Santé Hauts de France (ARS Hauts de France)
- Localisation : Nord (59), France
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
MISSION 1 : Assistant(e) de la Sous-Direction
Sur l’accueil de la sous-direction :
- Accueil physique et téléphonique
- Orientation des différents interlocuteurs
- Gestion des réunions avec les partenaires extérieurs (planification, organisation logistique)
- Suivi des échéances de la sous-direction
- Mise à jour du suivi des instances
Sur la gestion des courriers et parapheurs :
- Gestion du courrier entrant dématérialisé (GED) de l’ensemble de la sous-direction en lien avec la sous-directrice et les 3 responsables de services en :
o Assurant la répartition de l’ensemble des courriers entrant à chaque agent de la sous-direction
o Assurant le suivi des réponses apportés
o En apportant son aide à la rédaction de courrier de réponse « standardisé »
- Gestion des parapheurs électroniques (GED) de l’ensemble de la sous-direction en lien avec la sous-directrice et les 3 responsables de services en :
o Veillant à l’envoi (électronique ou papier) des courriers validés et signés
o Veillant à l’archivage des courriers envoyés
- Gestion des courriers recommandés
Sur le suivi des questions logistiques :
- Organisation des déplacements de la sous-directrice et des responsables de service et suivi du remboursement des frais avancés si nécessaire.
- Réalisation de bons de commandes de fournitures et consommables en veillant au respect de l’enveloppe budgétaire.
- Information de la sous-directrice des plannings des congés de la sous-direction.
Sur la gestion des demandes spécifiques à la sous-direction :
- Enregistrement des contrats CPAM
- Création des FINESS des structures d’exercice coordonné
- Suivi des décisions de suspension immédiate prises par le DG ARS
- Suivi des inscriptions au FIJAIS
MISSION 2 : Assistant(e) de la Sous-Directrice
Assiste la sous-directrice et les responsables de service dans l'exercice de leurs fonctions :
- Gestion de l’agenda de la sous-directrice (organisation des réunions, en visioconférence et/ou en présentiel, rendez-vous avec les partenaires extérieurs, entretiens bilatéraux, etc…) en veillant à une fluidité du planning.
- Transmission des informations en interne et externe des instructions de la sous-directrice.
MISSION 3 : Mission de suppléance / renfort
Assure la suppléance du secrétariat DOS Direction, notamment en période de congés, selon l’organisation établie par la Direction entre les assistantes présentes sur le site de Lille
Appui aux secrétariats DOS (courriers, accueil partenaires et installations de salles de réunions, etc…) du site de Lille (sous-directions et pôle de proximité du Nord), notamment en période de congés, dans une logique de solidarité
Profil recherché
Profil recherché :
-Bac + 2 avec expérience en tant qu’assistant(e)
NIVEAUX STATUTAIRES DU POSTE :
--> Fonctionnaire titulaire :
- Secrétaire Administratif(ve) – Groupe RIFSEEP III : maintien garanti de la rémunération ad minima (hors primes spéciales)
-Recrutement par mutation selon la Fonction publique d’appartenance
-->Agent en CDI dépendant des Conventions Collectives des Organismes de Sécurité Sociale :
-Niveau d’entrée : 4 : Règle des 105% (points d’expérience conservés).
-Recrutement par mutation : un nouveau contrat de travail UCANSS est établi.
-->Pour les autres candidats, un CDD d’un an sera proposé (contrat de droit public de Niveau 4 en référence au cadre de gestion), pouvant être renouvelé. CDIsation possible.
Rémunération entre 22 et 27 KE Bruts annuels selon l’expérience du candidat.
Partenaires internes :
- Ensemble des agents de la sous-direction démographie, formation et gestion des ressources humaines du système de santé
- Autres Sous Directions et pôles de proximité de la DOS
- Autres directions de l’ARS
Partenaires externes :
- Les organismes d'Assurance Maladie ;
- Les représentants des UFR de médecine, pharmacie, odontologie ; représentants des instituts de formation ;
- Les représentants des professionnels de santé (Syndicats, Ordres, URPS), des étudiants et internes ;
- Les représentants des établissements de santé et établissements médico-sociaux
- Les services des Préfectures.
Spécificités liées au poste :
-Poste à temps plein
-réactivité importante
-multiples partenaires extérieurs
-Horaires tardifs possibles
-Télétravail possible 1 journée par semaine après une période de formation
Qualité de vie à l’ARS:
-Accompagnement à la prise de poste
-Télétravail : 1 j./sem après une période de formation
-Horaires variables (conciliation vie privée/professionnelle)
-Participation financière transports / Forfait mobilité / Mutuelle / Véhicules de service
-Aménagement poste de travail adapté possible (dont RQTH)
-Prestations comité d’agence.
La fiche de poste complète est consultable sur notre site internet :
https://www.hauts-de-france.ars.sante.fr/lars-hauts-de-france-recrute
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
- Spécialisation Secrétariat, bureautique
À propos de l'offre
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Comment candidater ?
Merci d’adresser CV et lettre de motivation à l’adresse suivante :
[email protected]
Date limite de dépôt : le 02/11/2025
Informations sur le poste :
Madame Sophie AUGROS : 03.62.72.88.02 / [email protected] -
Vacant à partir du 01/01/2026
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Assistante / Assistant de direction
