Assistant direction ede l'alimentation et de l'entretien des écoles (h/f) - Villejuif

Sous l'autorité directe du Directeur de l'alimentation et de l'entretien
dans les écoles, votre rôle sera d'apporter un appui à la direction.
Vos responsabilités incluront l'organisation d'agenda, la gestion, la
communication, l'information, l'accueil, le classement et le suivi des
dossiers transversaux et stratégiques, ainsi que le relais de la
dynamique projet et managériale de la direction. Il vous faudra
également construire des outils transversaux pour assurer une
collaboration efficace avec la Direction des Actions Educatives. De
plus, vous jouerez un rôle central dans la liaison avec le Service
Administratif et Financier. Enfin, vous encadrez un gestionnaire
administratif plus particulièrement chargé de la gestion des
commandes de denrées pour la restauration scolaire et du
secrétariat des services et pôles.

Vos missions principales seront les suivantes :
* Soutien à l'organisation et gestion des priorités
En tant qu'Assistant.e de Direction, vous jouerez un rôle clé en
aidant à organiser les activités de la Directrice. Vous serez
chargé.e de gérer l'accueil téléphonique, de filtrer les demandes,
de gérer l'agenda et d'organiser les rendez-vous en fonction des
priorités. Vous serez également responsable de l'organisation
logistique des réunions et des missions, ainsi que de la réception
et de la gestion du courrier électronique et papier.
* Suivi des projets et activités
Vous serez impliqué.e dans le suivi des projets et des activités de
la Direction. Cela comprend l'appui au suivi des plannings et à la
coordination des acteurs des projets, la prise de notes lors de
réunions, la rédaction de courriers, la recherche d'informations
réglementaires et la tenue d'une veille règlementaire. Vous serez
également chargé.e de constituer des dossiers et d'anticiper les
réunions en collectant les informations nécessaires à leur bonne
tenue.
Suivi des ressources humaines et financières
Vous aurez la responsabilité de suivre les ressources humaines et
financières de la Direction. Cela implique la veille budgétaire, le
traitement des factures et des bons de commande, le suivi deseffectifs, la tenue de tableaux de suivi des activités et la proposition de nouveaux outils en lien avec les enjeux de la réorganisation de la Direction. Vous mettrez à jour les tableaux de suivi du personnel en collaboration avec la cellule administrative et financière et les services concernés.