Assistant du Secteur Secrétariat Particulier et Protocole - METZ METROPOLE
Référence : O057250416000437
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Structures de coopération territoriale
- Localisation : Metz
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Sous la Responsabilité du Chef du Secteur Secrétariat Particulier et Protocole, l'assistant est chargé :
- d'accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs
- de traiter et suivre les invitations et représentations, en lien avec le Chef de Secteur
- d'apporter une assistance sur les missions du Protocole et un appui administratif au Secrétariat Particulier
- de gérer les loges sportives, traiter et coordonner les demandes auprès des élus en lien avec le Chef de Secteur et la Cheffe de Cabinet
Effectuer l'accueil et l'orientation physique et téléphonique du Cabinet :
- Accueillir les interlocuteurs, les renseigner et les orienter
- Filtrer les appels, transmettre les messages et alerter sur les situations sensibles
Traiter et suivre les invitations et représentations, en lien avec le Chef de Secteur :
- Enregistrer les invitations (reçues par courrier et mail) dans l'outil de suivi
- Solliciter les élus, leur assistant(e) et collaborateurs ainsi que les services pour la représentation du Président
- Organiser et réserver les déplacements des élus et collaborateurs
Apporter une assistance sur les missions du Protocole en lien avec le Chef de Secteur :
- Apporter un appui administratif (rédaction de courriers protocolaires, élaboration de listes)
- Etre présent sur les événements en appui du chargé de Protocole
- Suivre les demandes et mettre à jour les logiciels en conséquence
- Renseigner les services et directions sur l'état de traitement des dossiers en instance
- Garantir la transmission et la circulation des informations au sein du Secteur et du Cabinet
- Effectuer la mise à jour quotidienne de la Liste Officielle
Apporter un appui administratif au Secrétariat Particulier :
- Rédiger des courriers et autres documents administratifs
- Constituer des outils de suivi et des bases de données et les tenir à jour
- Effectuer le classement des dossiers ainsi que la gestion des archives
- Effectuer la gestion des fournitures
Gérer les loges sportives, traiter et coordonner les demandes auprès des élus en lien avec le Chef de Secteur et la Cheffe de Cabinet
Profil recherché
Posséder une aisance rédactionnelle
Maîtriser les techniques de secrétariat
Maitriser les outils bureautiques (Pack Office, Outlook)
Etre dynamique, autonome, et rigoureux
Faire preuve d'aisance relationnelle et savoir s'adapter aux différents interlocuteurs
Faire preuve de discrétion et de confidentialité
Savoir anticiper et identifier l'urgence
Savoir s'adapter aux horaires de travail au regard de l'activité du Secteur
À propos de l'offre
-
Rémunération : statutaire + primes annuelles
Transport : Participation de la collectivité aux frais liés aux transports en commun (75% de l'abonnement)
Autres avantages :
- Participation de la collectivité à la couverture mutuelle et prévoyance
- Accès au prestataire d'action sociale Plurélya - billetterie culture et loisirs, promotions sur des séjours et locations, chèques CESU, chèques vacances...
- Possibilité d'adhésion à l'Amicale du Personnel
Nous rejoindre, c'est :
Faire le choix d'intégrer des équipes dynamiques et engagées
Bénéficier d'un épanouissement personnel et professionnel
Profiter des opportunités de mobilité et de carrière
L'Eurométropole de Metz encourage la diversité et l'égalité des chances. Cet emploi est ouvert aux personnes en situation de handicap.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif , Rédacteur
-
Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
-
Vacant à partir du 01/09/2025
-
Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
