Assistant du Service des Etudes – Pôle Soutien aux Etudes F/H (réf. 28501)
Référence : 2025-1807634
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Sorbonne Université – Faculté des Sciences et Ingénierie
- Localisation : Campus Pierre et Marie Curie - 4, place Jussieu, 75005 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Fonctions : Assistant du Service des Etudes – Pôle Soutien aux Etudes
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J
Emploi-type : J4C42- Technicien-ne en gestion administrative
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans)
Mission : Le technicien en gestion administrative du Service des Etude du Pôle Soutien aux Etudes, en lien avec son autorité hiérarchique, accompagne l’ensemble des départements de formation dans l’appropriation du cadre règlementaire et organisationnel des études. A ce titre, il coordonne plusieurs projets et se positionne en expert auprès des différentes scolarités de la faculté des Sciences- Sorbonne Université.
Activités principales :
- Le technicien en gestion administrative du Service des Etudes, pôle stages et suivi de l’Etudiant est en charge de :
- Rassembler puis analyser les informations relatives aux demandes de recours et dossiers litigieux pour décision par l’autorité compétente. Utiliser la plateforme Trouver Mon Master pour analyser les saisines formulées auprès du rectorat et assurer le suivi auprès des départements de formation et tout comme pour la plateforme universitaire concernant les recours gracieux
- Assurer le suivi individualisé de dossiers complexes, notamment les étudiantes et étudiants PASS et les élèves CPGE en réorientation, depuis la publication des informations jusqu’à l’inscription en passant par la candidature
- Participer à l’organisation et au suivi de la campagne de réorientation semestrielle en collaboration avec la scolarité des L1 et le décanat formation
- Répondre aux sollicitations individuelles et spécifiques, non traitées par les départements de formation (Gestion des dérogations, Demandes d’attestation de la préfecture, enfants de diplomates…)
- Accueillir, former et encadrer et former les vacataires
- Favoriser la circulation des informations et la communication avec les différents services de l’établissement
- Gérer les demandes de dossiers EXIL : instruire et suivre les demandes, solliciter les départements de formation, générer les inscriptions administratives
- Assurer le secrétariat du Pôle : gestion des congés, des jours travaillés et des TT, des fournitures, réservation de salles…
Activités associées :
- Archiver l’ensemble des documents
- Concevoir et alimenter des tableaux de bord et de suivi de gestion
- Participer à une démarche qualité au travers de la conception d’outils de scolarité et de la rédaction de procédures à destination des gestionnaires de scolarité
- Apporter une aide méthodologique auprès des gestionnaires de départements
- Gérer la logistique : organisation de réunions, rédaction de comptes rendus, gestion de l’agenda du responsable du Service des Etudes
Profil recherché
Connaissances transversales requises :
- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de la Faculté des Sciences et Ingénierie et de Sorbonne Université
- Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
- Notions de base en veille juridique
Savoir-faire requis :
- Planifier les activités et les échéances
- Gérer les urgences
- Appliquer la réglementation
- Informer et rendre compte
- Adapter ses explications aux divers interlocuteurs
- Bonne connaissance des outils bureautiques classiques (tableur…)
Savoir-faire :
- L’organisation des différentes commissions et réunions
- Utiliser des logiciels de scolarité
- Planifier son travail selon le calendrier facultaire
- Proposer des améliorations dans le traitement des affaires courantes (recours, inscription hors délais…)
- Travailler en équipe
Savoir-faire transversaux :
- Informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Rechercher l’information, la vérifier et la classer
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Savoir être :
- Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
- Autonomie, méthode et rigueur
- Sens de l’organisation et de la coordination
- Aptitude à travailler en équipe
- Disponibilité, discrétion et confidentialité
- Sens du contact et des relations humaines
- Polyvalence et capacité d’adaptation
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.
Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.
Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.
Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr
Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr
Descriptif du service
La Direction des Formation et de la Vie Etudiante (DFVE) de la faculté des Sciences et Ingénierie associe de manière coordonnée l’ensemble des fonctions de soutien mutualisées concernant le domaine de la formation au sens large : pilotage de la mission formation et insertion professionnelle, gestion commune de la carte des formations et des étudiants, accompagnement des étudiants dans leur projet personnel et professionnel puis suivi de l’insertion, y compris appui particulier aux étudiants en situation de handicap, appui aux formations en matière d’innovation pédagogique et d’utilisation des TICE, vie étudiante et animation culturelle des campus, formation continue, relations internationales…
Le Service des Études du Pôle Soutien aux Etudes est en charge d’assurer le bon fonctionnement des études et de leur organisation au sein de la faculté de sciences, le suivi individuel des étudiantes et des étudiants depuis leur candidature jusqu’à l’obtention de leur diplôme. Le service travaille en lien étroit au sein de la faculté de sciences, avec les départements de formation, l’administration de la scolarité et le bureau du pilotage du SI étudiant. Il travaille également en lien étroit la direction de la formation tout au long de la vie au niveau universitaire, qui assure le pilotage et la mise en cohérence des actions des trois facultés dans ses domaines d’intervention.
Localisation : Campus Pierre et Marie Curie - 4, place Jussieu, 75005 Paris
À propos de l'offre
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Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).
Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée sous la référence 28501 à l'adresse mail : Sciences-DRH-Candidatures@sorbonne-universite.fr
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Vacant à partir du 01/06/2025
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Assistante / Assistant de direction
