Assistant du Service des Etudes – Pôle Soutien aux Etudes F/H (réf. 28501)
Référence : 2025-1807634
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Sorbonne Université – Faculté des Sciences et Ingénierie
- Localisation : Campus Pierre et Marie Curie - 4, place Jussieu, 75005 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Libellé de Fonctions : Assistant du Service des Etudes – Pôle Soutien aux Etudes
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J
Emploi-type : J4C42- Technicien-ne en gestion administrative
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans)
Mission : Le technicien en gestion administrative du Service des Etude du Pôle Soutien aux Etudes, en lien avec son autorité hiérarchique, accompagne l’ensemble des départements de formation dans l’appropriation du cadre règlementaire et organisationnel des études. A ce titre, il coordonne plusieurs projets et se positionne en expert auprès des différentes scolarités de la faculté des Sciences- Sorbonne Université.
Activités principales :
- Le technicien en gestion administrative du Service des Etudes, pôle stages et suivi de l’Etudiant est en charge de :
- Rassembler puis analyser les informations relatives aux demandes de recours et dossiers litigieux pour décision par l’autorité compétente. Utiliser la plateforme Trouver Mon Master pour analyser les saisines formulées auprès du rectorat et assurer le suivi auprès des départements de formation et tout comme pour la plateforme universitaire concernant les recours gracieux
- Assurer le suivi individualisé de dossiers complexes, notamment les étudiantes et étudiants PASS et les élèves CPGE en réorientation, depuis la publication des informations jusqu’à l’inscription en passant par la candidature
- Participer à l’organisation et au suivi de la campagne de réorientation semestrielle en collaboration avec la scolarité des L1 et le décanat formation
- Répondre aux sollicitations individuelles et spécifiques, non traitées par les départements de formation (Gestion des dérogations, Demandes d’attestation de la préfecture, enfants de diplomates…)
- Accueillir, former et encadrer et former les vacataires
- Favoriser la circulation des informations et la communication avec les différents services de l’établissement
- Gérer les demandes de dossiers EXIL : instruire et suivre les demandes, solliciter les départements de formation, générer les inscriptions administratives
- Assurer le secrétariat du Pôle : gestion des congés, des jours travaillés et des TT, des fournitures, réservation de salles…
Activités associées :
- Archiver l’ensemble des documents
- Concevoir et alimenter des tableaux de bord et de suivi de gestion
- Participer à une démarche qualité au travers de la conception d’outils de scolarité et de la rédaction de procédures à destination des gestionnaires de scolarité
- Apporter une aide méthodologique auprès des gestionnaires de départements
- Gérer la logistique : organisation de réunions, rédaction de comptes rendus, gestion de l’agenda du responsable du Service des Etudes
Profil recherché
Connaissances transversales requises :
- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de la Faculté des Sciences et Ingénierie et de Sorbonne Université
- Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
- Notions de base en veille juridique
Savoir-faire requis :
- Planifier les activités et les échéances
- Gérer les urgences
- Appliquer la réglementation
- Informer et rendre compte
- Adapter ses explications aux divers interlocuteurs
- Bonne connaissance des outils bureautiques classiques (tableur…)
Savoir-faire :
- L’organisation des différentes commissions et réunions
- Utiliser des logiciels de scolarité
- Planifier son travail selon le calendrier facultaire
- Proposer des améliorations dans le traitement des affaires courantes (recours, inscription hors délais…)
- Travailler en équipe
Savoir-faire transversaux :
- Informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Rechercher l’information, la vérifier et la classer
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Savoir être :
- Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
- Autonomie, méthode et rigueur
- Sens de l’organisation et de la coordination
- Aptitude à travailler en équipe
- Disponibilité, discrétion et confidentialité
- Sens du contact et des relations humaines
- Polyvalence et capacité d’adaptation
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Sorbonne Université (SU) est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.
Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.
SU dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.
SU présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.
Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr
Descriptif du service
La Direction des Formation et de la Vie Etudiante (DFVE) de la faculté des Sciences et Ingénierie associe de manière coordonnée l’ensemble des fonctions de soutien mutualisées concernant le domaine de la formation au sens large : pilotage de la mission formation et insertion professionnelle, gestion commune de la carte des formations et des étudiants, accompagnement des étudiants dans leur projet personnel et professionnel puis suivi de l’insertion, y compris appui particulier aux étudiants en situation de handicap, appui aux formations en matière d’innovation pédagogique et d’utilisation des TICE, vie étudiante et animation culturelle des campus, formation continue, relations internationales…
Le Service des Études du Pôle Soutien aux Etudes est en charge d’assurer le bon fonctionnement des études et de leur organisation au sein de la faculté de sciences, le suivi individuel des étudiantes et des étudiants depuis leur candidature jusqu’à l’obtention de leur diplôme. Le service travaille en lien étroit au sein de la faculté de sciences, avec les départements de formation, l’administration de la scolarité et le bureau du pilotage du SI étudiant. Il travaille également en lien étroit la direction de la formation tout au long de la vie au niveau universitaire, qui assure le pilotage et la mise en cohérence des actions des trois facultés dans ses domaines d’intervention.
Localisation : Campus Pierre et Marie Curie - 4, place Jussieu, 75005 Paris
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 03/03/2025
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Assistante / Assistant de direction
