Assistant-e administratif-ve du Service Prévention Sécurité Sûreté – IUT Toulouse

· Gestion des appels téléphoniques, Suivi du courrier et des E-mails

· Traitement et diffusion de l’information

· Rédaction de Comptes rendus

· Planification et suivi des réunions (convocations, envoi ordre du jour, compte-rendu) pour : les assistants Prévention, le Comité hygiène et sécurité, les réunions partenaires (société de gardiennage, UPS…).

· Préparation des déplacements sur les sites Auch, Castres, Montaudran

Financier :

· Suivi financier et budgétaire du service : demande de devis, réalisation des OA, suivi des BL et envoi au SF.

Sécurité :

· Exercices d’évacuation incendie : Suivi et Organisation + Saisie des comptes-rendus + tableau récapitulatif avec transmission à UPS

· Commissions communales de sécurité : tenir à jour les registres de sécurité, réceptionner les rapports et diffuser, préparer les CCS avec envoi des dossiers, présence le jour défini.

· Vérifications techniques réglementaires (électrique, appareillage, le levage, ssi) : planification suivant réglementation, devis, gestion des contrôles, information usagers, suivi des entreprises et planning d’intervention. Tableau de gestion des VTR avec suivi détaillé.

· Participer au suivi de la maintenance des moyens de secours (SSI, extincteurs, désenfumage, DSA, RIA…)

Sûreté :

· Organisation réunion avec la société de sécurité suivi et compte-rendu

· Astreintes : mise à jour des consignes

· Autorisations événements : gestion, diffusion

· Visites de sécurité bâtiments : organisation, suivi

Prévention :

·  Assistants de prévention : diffusion appel candidature, suivi du réseau, gestion des lettres de cadrage, mise en place des réunions, aide sur le suivi des missions.

·  Saisie, mise en forme et mise à jour de documents (comptes- rendus de réunions, procédures, instructions…)

·  DUEVRP : réception des DU de tous les bâtiments de l’IUT dans un document et envoi à UPS

·  Participation à l’animation du service PSS de l’IUT, réunions spécifiques départements.

·  Classement et archivage de documents Veille réglementaire