Assistant-e au sein d'un secrétariat mutualisé de la Direction
Référence : 2024-1709152
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Direction Interrégionale de la Mer Nord Atlantique Manche Ouest (DIRM NAMO)
- Localisation : 2 BD ALLARD 44187 NANTES CEDEX 4
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Missions mutualisées :
- Établir une relation de confiance avec l'équipe de la Direction et les chefs de service du siège.
- Assurer le secrétariat mutualisé de la Direction du siège, du Secrétariat général.
- Assurer un appui à la Mission de Coordination des Politiques de la Mer et du Littoral en lien avec le secrétariat de la Mission.
- Suppléer en tant que de besoin sa collègue du secrétariat mutualisé.
Missions spécifiques : gérer l'organisation de la vie professionnelle du directeur-adjoint délégué et, en tant que de besoin, de la Directrice. Ainsi que toute autre mission confiée par les chefs de service concernés pour nécessité de service.
Description détaillée : au sein d'un pôle mutualisé, vous participerez à la gestion de l'agenda du directeur-adjoint délégué (en tant que de besoin, de la Directrice) ainsi que celui des services rattachés à la Direction : du Secrétariat général et de la Mission de Coordination des Politiques de la Mer et du Littoral.
Vous contribuerez notamment à :
- Assurer en lien avec l'autre assistante du pôle le secrétariat, en fonction des besoins des services concernés.
- Recevoir, orienter et transmettre les appels et les messages téléphoniques et électroniques.
- Organiser la circulation et la diffusion des informations internes et externes.
- Gérer la préparation des réunions : visites officielles impliquant la DIRM (odj dossiers relations...), des réunions que pilote la DIRM, réservations de salles, saisir et envoyer les invitations/comptes-rendus des différentes réunions et instances (commissions...), préparation des documents de séance, assurer le suivi des validations internes et externes ; participation aux réunions si besoin et rédiger les comptes rendus.
- Préparer des éléments de langage au profit du DIRM lors de ses entretiens avec préfets, les ministres...
- Mettre en forme des documents (bordereaux, notes et courriers).
- Pratiquer une lecture critique des courriers, notes et dossiers sortant de la Direction et en garantir la qualité sur la forme.
- Tenir à jour les plannings des congés de la Direction et des services concernés.
- Mettre à jour les sites Internet et Extranet.
- Gérer les boîtes de messagerie partagées.
- Gérer les déplacements professionnels du directeur-adjoint délégué, en tant que de besoin de la Directrice, des agents du Secrétariat général et de la Mission de Coordination des Politiques de la Mer et du Littoral (établissement des ordres de mission, des états de frais, réservation billets de train, hôtel).
- Actualiser les ordres de mission permanents : actualisation régulière en fonction des arrivées/départs dans le périmètre concerné.
- Gérer certains achats du siège (notamment des fournitures).
- Assurer le relevé des cartes-achat du siège.
Profil recherché
Une expérience significative dans un poste équivalent serait un plus. Il convient d'avoir le goût de la polyvalence dans les activités, et le sens des responsabilités en tant que maillon essentiel dans l'activité du service. L'esprit d'équipe et l'adaptabilité au contexte de travail du service sont des qualités essentielles à détenir pour s'épanouir sur ce poste.
Vous disposez d'excellentes qualités rédactionnelles, d'un bon esprit de synthèse et savez prendre la hauteur de vue nécessaire dans la gestion des priorités.
Le sens du service, celui de la communication et de la diplomatie, associés au sens de la confidentialité et de la discrétion, seront des atouts indispensables pour réussir dans cette mission de confiance.
Vos perspectives : le travail auprès de la Direction et des chefs de service, en relation avec les Préfets, les préfectures, l'administration centrale, des élus et d'autres services déconcentrés, est très formateur. Il permet d'acquérir une expérience valorisable dans d'autres postes ou services, et de bénéficier d'un acquis et d'une pratique utiles dans la préparation des concours, tout en développant des compétences transversales essentielles telles que la gestion de dossiers complexes, la communication interpersonnelle et la maîtrise des procédures administratives.
Descriptif du profil recherché :
Savoir-faire :
- Expérience confirmée dans le domaine du secrétariat,
- Maîtrise rigoureuse des techniques de secrétariat (orthographe, syntaxe),
- Maîtrise des outils de gestion et de communication informatiques,
- Connaissance de l'environnement institutionnel d'un département,
- Connaissance des procédures des marchés publics,
- Sens de l'organisation et de l'initiative, réactivité,
- Capacité à diffuser et partager l'information.
Savoir-être :
- Capacité d'adaptation et de réactivité (sollicitations multitâches quotidiennes),
- Qualité relationnelle et d'accueil,
- Souci de la cohésion d'équipe et du partage des tâches,
- Rigueur et Autonomie,
- Grande discrétion, disponibilité (pour les horaires), polyvalence.
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- jacqueline.jouvence@developpement-durable.gouv.fr
- sandrine.sellier-richez@developpement-durable.gouv.fr
Qui sommes-nous ?
La Direction Inter-Régionale de la Mer Nord-Atlantique Manche-Ouest (DIRM NAMO) pilote le développement durable et la sécurité en mer, la gestion des ressources et la régulation des activités maritimes en Bretagne et Pays-de-la-Loire. Ce service déconcentré du pôle ministériel MTE/MCTRCT/SEMB compte 6 services, deux CROSS, un Secrétariat général et deux Missions transverses, soit environ 600 agents répartis sur 17 sites dans 6 départements.
L'assistant-e de direction mutualisé-e accompagne la Direction du siège et les services qui en dépendent afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de leur activité.
Nos atouts :
- Pôle administratif au coeur de ville : accessibilité en transports.
- Évolution professionnelle : accessibilité à des formations.
- Mutuelle avec prise en charge en partie par l'employeur.
- Association sportive culturelle d'entraide (ASCE) : billetterie, activités sportives, etc.
- Restaurant collectif.
À propos de l'offre
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Madame Jacqueline Jouvence, Directrice de cabinet de la DIRM NAMO _référente Égalité-Discrimination. jacqueline.jouvence@developpement-durable.gouv.fr _ 02 40 44 81 10
Madame Sandrine Sellier-Richez, Directrice InterRégionale de la Mer Nord-Atlantique Manche-Ouest.
sandrine.sellier-richez@developpement-durable.gouv.fr _ 02 40 44 81 10
Cette offre vous intéresse ! Contactez les responsables ci-dessus mentionnées pour un échange téléphonique. S'il s'avère concluant, vous leur adresserez vos CV, lettre de motivation et 3 derniers comptes rendus d'entretiens professionnels, ainsi que tout élément permettant de juger de vos compétences, afin qu'un entretien vous soit rapidement fixé.
À l'issue de l'entretien de recrutement, vous confirmerez votre intérêt pour le poste en adressant au plus tard le 31/10/2024 le même dossier, accompagné pour les agents fonctionnaires du formulaire de mobilité renseigné et validé par votre hiérarchie + justificatifs si besoin, sur la BALU Mobilité : mobilite.rh.sg.dirm-namo@developpement-durable.gouv.fr
Les informations quant à la procédure de recrutement sont explicitées sur le site de la DIRM : https://www.dirm.nord-atlantique-manche-ouest.developpement-durable.gouv.fr/fonctionnaires-modalites-de-recrutement-a1235.html -
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions : rigueur, disponibilité, discrétion, ordre et méthode, esprit d'initiative, capacité d'anticipation, aptitude aux relations publiques. Organisation coordonnée du travail.
Conditions matérielles de travail : bureau partagé (3 personnes), ordinateur portable, véhicules en pool.
Horaires et saisonnalités : horaires et congés légaux suivant RIL de la DIRM NAMO.
Temps plein : Oui.
Poste ouvert au télétravail (1 jour par semaine), après période d'adaptation.
Poste ouvert aux contractuels (article L.332-2-2° du code général de la fonction publique de l'État). Poste non-ouvert aux militaires concernés par la voie de recrutement CNOI.
Cotation du poste : 2 SD. Poste doté d'une NBI de 10 points (pour les fonctionnaires).
Référence RenoiRH du poste : E000017867. -
Ce poste est ouvert à tout candidat compétent, qu'il soit fonctionnaire ou non.
Le recrutement d'un candidat non fonctionnaire se ferait sur le statut de contractuel, a priori pour un contrat de 3 ans (à confirmer avec le recruteur), après constat de l'absence de candidature de fonctionnaire adaptée (fondement juridique : 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique de l'État).
À l'issue du contrat de 3 ans, il est envisageable de poursuivre en CDI ou par un autre contrat de 3 ans, sous réserve de l'accord des parties. -
Vacant à partir du 01/01/2025
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Assistante / Assistant de direction
