Assistant-e chargé-e du suivi administratif du pôle Interface
Référence : 2024-1547539
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Agence Nationale de la Cohésion des Territoires (ANCT)
ANCT - Localisation : 20 avenue de Ségur, 75007 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Sous la responsabilité du/de l'adjoint(e) au chef du pôle interface et contrats territoriaux vous êtes charge-e d'assurer le suivi administratif des activités du pôle, en lien avec ses agents, les autres pôles ou directions de programmes de l’agence, et le cas échéant les interlocuteurs externes (prestataires services, services de l’Etat et collectivités).
Au sein de la cellule « suivi administratif et financier de l’ingénierie », composée de trois personnes dont deux assistantes en charge du suivi budgétaire, le(a) chargé(e) de suivi administratif aura pour mission de :
- Assurer le suivi administratif des demandes en ingénierie :
- Rédiger les courriers de notification et les conventions d’accompagnement des collectivités pour les chargés de mission territoriaux
- Gérer le courrier arrivé et la boîte générique du pôle : réception et répartition au sein de l’équipe des chargés de mission territoriaux du pôle interface
- Gérer les parapheurs, scans des documents signés (lettre et conventions) et transmission aux personnes concernées
- Gérer le courrier départ : transmission des courriers de notification et des conventions aux Préfets/Collectivités/Partenaires
- Participer au suivi opérationnel de l’activité ce déploiement de l’ingénierie sur mesure
- Planifier les réunions de pôle, les revues de projets, et leur organisation logistique (salle, visioconférence)
- Préparer les ordres du jour et relevés de décision des revues de projets
- Renseigner l’outil métier de suivi des projets (Grist) à l’issue des revues de projets
- Préparer des éléments de synthèse des données chiffrées d’accompagnements sur mesure à destination du Conseil d’Administration, des cabinets ministériels ou du parlement
- Tenir à jour la base de contacts des délégués territoriaux et délégués territoriaux adjoints de l’agence
- Réaliser le suivi administratif des déplacements des agents du pôle :
- Organiser les déplacements : commandes des billets de train, réservations d’hôtels, location de voitures, rédaction des ordres de mission
- Saisir les états de frais de déplacements des agents du pôle.
Profil recherché
Titulaire d'une formation Bac+2 en assistanat ou autres formations équivalentes, vous bénéficiez d'une expérience précédente dans le domaine concerné.
Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques courants (Pack Office) ainsi que la création et suivi de tableaux de bord, fichiers et bases de données
Vous avez une forte capacité rédactionnelle et orthographique et avez une grande capacité d'évaluation de l'urgence des affaires à traiter.
Filtrage, traitement et orientation des informations
Vos qualités relationnelles vous permettent de travailler en équipe en toute discrétion
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
- Spécialisation Secrétariat, bureautique
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Qui sommes-nous ?
L’Agence nationale de la cohésion des territoires a pour mission de conseiller et de soutenir les collectivités territoriales et leurs groupements dans la conception, la définition et la mise en œuvre de leurs projets. Elle conduit des programmes nationaux territorialisés et accompagne les collectivités, leurs groupements et les acteurs locaux dans la réalisation de leurs projets de territoire.
La direction générale déléguée à l’appui opérationnel et stratégique (AOS) regroupe les ressources nécessaires à l’élaboration des orientations stratégiques de l’agence et au soutien opérationnel des projets portés par les territoires. Ses ressources sont mises à disposition des programmes d’une part, et des acteurs territoriaux dont les projets sont soutenus par l’agence d’autre part.
L’ANCT est engagée dans une politique des ressources humaines active en faveur de la diversité, de l’égalité professionnelle et de l’intégration des personnes en situation de handicap.
Descriptif du service
- Au sein de la Direction générale déléguée :
Le pôle interface et contrats territoriaux constitue le point d’entrée et de renseignements des délégués territoriaux et des directions de programme de l’Agence sur les possibilités d’accompagnement opérationnel, coordonne et hiérarchise l’ensemble des sollicitations auprès de la DGD AOS. Les équipes du pôle sont les représentants de l’Agence auprès de l’ensemble des partenaires locaux : les collectivités locales, les fédérations, les associations, les opérateurs de l’Etat et les opérateurs locaux, etc. - Il constitue le lien essentiel entre les territoires et l'Agence en central. Il est chargé du déploiement de l’ingénierie dite « sur mesure » qui permet de répondre aux besoins exprimés par les territoires (collectivités, porteurs de projets, élus etc.) en étant le relais du délégué territorial de l'Agence. Il accompagne les territoires dans la conception, ou la mise en œuvre des projets à l'échelle locale. A ce titre, le pôle interface et contrats territoriaux pilote le budget d’ingénierie de l’agence et le marché cadre d’ingénierie.
- Le chef de pôle ou son adjoint(e) organise chaque semaine une revue de projets qui examine et le cas échéant valide les propositions d’accompagnement en ingénierie présentées par les chargés de mission territoriaux, leurs adjoints, ou les programmes ou autres directions de l’agence. Les accompagnement en ingénierie font ensuite l’objet d’une convention avec les collectivités bénéficiaires.
À propos de l'offre
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Travail en coordination avec les autres agents du pôle administratif et financier (trinôme au sein de la cellule « suivi administratif et financier de l’ingénierie » rattachée à l’adjoint(e) du pôle) : coordination des tâches, organisation des suppléances en cas d'absence
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Vacant à partir du 21/05/2024
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Assistante / Assistant de direction
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