Assistant-e d'équipes de recherche (H/F)

Missions :
Sous la responsabilité de la responsable du SAER, l’assistant-e d’équipe de recherche apporte un support de proximité aux membres d’un portefeuille d’équipes de recherche. À ce titre, il(elle) apporte conseil et aide au pilotage dans les domaines budgétaire, financier et RH, en garantissant le respect des procédures. Il(elle) participe aux activités des équipes de recherche de son portefeuille en leur apportant son concours en matière organisationnelle. Il(elle) est l’interface privilégiée des services de supports et de soutien à la recherche et les autres services partenaires du laboratoire.
Activités :
1/ Assistance auprès des équipes de recherche
- Conseiller et orienter les chercheurs dans leurs activités en interface avec les services support
- Conseiller/préparer l’organisation des déplacements des membres des équipes, commander leurs titres de transport et effectuer les réservations hôtelières
- Recueillir, traiter et transmettre les informations aux membres de l'équipe
- Accompagner les scientifiques dans le montage et la vie des projets collaboratifs et contrats de recherche
- Assister les scientifiques dans leurs missions d'intérêt collectif
- Organiser et participer aux réunions de l'équipe ou du projet

2/ Suivi ressources humaines
- Accompagner les process de recrutement des personnels scientifiques
- Constituer et suivre les dossiers de recrutement des personnels non permanents : contrats de travail des personnels contractuels et conventions de stage
- Préparer l’arrivée des nouveaux entrants, les accueillir, les renseigner, faciliter leur intégration et les guider dans leurs démarches administratives
- Informer et orienter les personnels des équipes dans leurs démarches RH
- Mettre à jour l’outil de gestion des effectifs et répondre à des demandes spécifiques (enquêtes, etc.)

3/ Aide au suivi budgétaire et financier
- Préparer les budgets prévisionnels avec les responsables d'équipe, en suivre l’exécution
- Instruire les demandes d’achats imputés sur les crédits des équipes

4/ Communication, relations extérieures, évènementiel
- Assurer l’interface administratif avec les différents interlocuteurs internes et externes des équipes
- Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs
- Organiser la logistique des évènements liés aux équipes
- Créer et/ou mettre à jour les pages WEB

Contexte de travail :
Le poste est affecté au Service des Assistant-e-s d’Equipe de Recherche (SAER), service commun à l’IRISA et au centre Inria de l’Université de Rennes, constitué d'une équipe mutualisée dont les membres sont chargés chacun du soutien administratif, logistique et de gestion d'un portefeuille de plusieurs équipes de recherches.
Le SAER assure notamment le rôle d'interface entre les équipes scientifiques et les services supports locaux du laboratoire ou centraux des établissements tutelles.

A propos du laboratoire :
L'IRISA (Institut de Recherche en Informatiq
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