Assistant-e de direction, chargé-e des événements et de l'animation du réseau
Référence : 2024-1735566
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de Strasbourg
Service relations alumni - Localisation : Strasbourg
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
-
Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement
CDD de 1 an à pourvoir à compter du 07/04/2025
Catégorie : B Corps : Technicien
Rémunération selon grille de la Fonction Publique
Fiche de poste consultable sur le site de l'Université de Strasbourg
Mission : Réaliser et coordonner de manière polyvalente les activités administratives nécessaires à la gestion du service et participer à la mise en œuvre les événements et l'animation du Réseau Alumni.
Activités principales :
Administration, organisation et gestion
- Organisation et renforcement de deux sous réseaux : celui des référents Alumni et des présidents d’associations des composantes (facultés, écoles et instituts) et celui des ambassadeurs à l’international.
- Gestion et validation des inscriptions des alumni.
- Suivi budgétaire du service, responsabilité d’une régie de recettes (en direct et en ligne).
- Développement et gestion de la boutique en ligne du
- Service relations alumni et de la génération de recettes propres.
- Gestion des rendez-vous, planning de travail, et renseignement des tableaux de bord et des listes de diffusion.
Organisation des évènements du Réseau Alumni
- Programmation et gestion des événements en présentiel et à distance
- Contacts des prestataires et négociation financière
- Publication des événements et des inscriptions aux événements sur le site web alumni.unistra.fr
- Accueil des alumni, veille et contact des publics cibles
- Mise en place du listing des événements au sein des composantes et des associations en direction des alumni
Animation du réseau Alumni et fidélisation
- Assistance aux alumni et gestion de leurs sollicitations
- Mobilisation et suivi d’un réseau de bénévoles au niveau local, national et international liés aux associations d’anciens et à la SAUAS pour faciliter la recherche d’anciens et le développement de services et l’animation
Encadrement d’étudiants vacataires
Contact pour renseignements sur le poste :
Agnès Villanueva, Responsable du service,
Tel : 03 68 85 11 35 ; mail : agnes.villanueva@unistra.fr
Compétences attendues
a) Savoir sur l'environnement professionnel :
- Bonne connaissance du monde universitaire
- Connaissance approfondie en gestion administrative (de niveau BTS assistante de direction ou équivalent avec une première expérience ou stage professionnel dans le domaine)
b) Savoir-faire opérationnel :
- Maîtrise de l'organisation événementielle
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office ou équivalent word, excel, powerpoint)
- Connaissance du suivi budgétaire en recettes et en dépenses
- Usage des réseaux sociaux (facebook, linkedIn, Instagram)
- Qualités rédactionnelles
- Bonne expression en anglais et en allemand
- Sens de d'organisation
- Compétences en négociation
- Capacité de conception de projet, de planification et de suivi
c) Savoir-faire comportemental :
- Capacité à s'adapter aux besoins des usagers membres du Réseau Alumni
- Dynamisme, réactivité et polyvalence
- Capacité d'organisation avec le respect des délais de production, capacité d'écoute et d'analyse des besoins
- Qualité relationnelle et de communication
- Capacité à travailler en équipe et en autonomie
- Capacité à rendre compte
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
L’Université de Strasbourg est une université pluridisciplinaire de recherche qui comprend 56 000 étudiants et 5 800 personnels, dont 2 800 enseignants-chercheurs.
Elle propose un environnement professionnel intellectuellement stimulant, marqué par l’excellence de la recherche, un leadership régional et européen, et porté par un projet stratégique qui la définit comme internationale, ouverte, créative et inclusive.
Attentive à la qualité de vie au travail, à l’égalité femmes-hommes, et handibienveillante, l’Université de Strasbourg propose des opportunités professionnelles nombreuses et variées, au service de la formation des générations futures et du progrès scientifique.
Descriptif du service
Le Service Relations Alumni de l'Université de Strasbourg a été créé en janvier 2012. Il comprend en novembre 2024, 6 personnes et des vacataires étudiants associés en particulier à la gestion événementielle et à la qualification des données de l'application alumni.
Il anime le réseau Alumni et déploie son action au bénéfice de ses membres. Le réseau Alumni par son périmètre choisi (diplômés, personnels et doctorants) et son positionnement visant la solidarité intergénérationnelle est un facteur de soutien pérenne pour l'Université de Strasbourg et ses étudiants notamment en termes d'emploi, de conseil, d'expertise, d'échange d'expériences professionnelles, de savoirs, de ressources, de rencontres, de prospects et de dons. Ce réseau est basé sur un principe fondateur : la création d'un esprit « maison » de l'Université de Strasbourg qui s'appuie sur la richesse et les spécificités de ses composantes (UFR, Facultés, Ecoles, Unités de recherche). Il accompagne le développement et le rayonnement de l'Université et de ses composantes. Il propose un nouveau cadre d'interaction en présentiel et en ligne avec ses diplômés.
À propos de l'offre
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Responsabilité éventuelle (si ouvrant droit à NBI, précisez le nombre de points)
Régisseur de recettes
Encadrement de vacataires étudiants dans le cadre de l’organisation des événements du réseau, de la gestion des inscriptions et du programme de parrainage
Situation du poste dans l’organigramme
En relation directe avec la Directrice du Service en tant qu’assistante de direction et gestion de projet événementiel
Relation hiérarchique
L’assistant(e) de direction, chargé(e) des événements et de l’animation du réseau est sous la responsabilité directe de la directrice du service.
Relations fonctionnellesL’assistant(e) de direction, chargé(e) des événements et de l’animation du réseau est en relation avec les alumni, les référents alumni des composantes, les directions des composantes et des services, les partenaires, fournisseurs et associations d’anciens et d’étudiants.
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Disponibilité selon programme des activités du Service Relations Alumni en journée ou en soirée, le cas échéant.
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Vacant à partir du 07/04/2025
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Assistante / Assistant de direction
