Assistant (e) de direction du SGCD

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales :
Assistante de direction :
- organiser, suivre et mettre à jour l’agenda de la direction
- assurer l’accueil physique et téléphonique de la direction
- réservation de salles en cas de réunions ou d’évènements
- rédiger ou mettre en forme courriers, convocations, comptes rendus et documents de travail, assurer leur diffusion et réalisation des dossiers de réunions
- assurer le suivi des parapheurs et veiller à leur bonne présentation et circulation-réception et distribution du courrier dans les services
- assurer le suivi du dossier des parkings de la Préfecture
Assistante de communication :
- créer et diffuser le flash info SGCD
- mettre à jour et diffuser les annuaires et organigrammes du SGCD, de la Préfecture et des Sous-Préfectures
- mise en ligne d’informations diverses sur l’intranet et/ou sur les écrans
- création de plaquettes ou de documents de travail via des outils de communication (suite Libre Office, Canva…)
Appui RH :
- assister le responsable RH pour le secrétariat des instances du dialogue social : convocation, constitution des dossiers, mise en ligne sur la plateforme RESANA, rédaction des procès verbaux, diffusion après signature et publication sur l’intranet
- appuyer le service RH pour la mise en ligne d’informations RH
- centraliser et archiver la documentation et les procès verbaux des instances de dialogue social des DDI et de la Préfecture, Sous-Préfecture et du SGCD
- participer à l’accueil des nouveaux arrivants : mise à jour du livret d’accueil, réalisation de plaquettes d’informations…

Assistante de voyage :
- saisir les ordres de missions permanents et ponctuels dans l’application CHORUS DT
- saisir les frais de déplacements après obtention des justificatifs dans l’application CHORUS DT

Votre environnement professionnel :
Activités du service :
Le secrétariat général commun départemental assure l’ensemble des fonctions supports pour la Préfecture, les Sous-Préfectures, le SGCD et les directions départementales interministérielles.
Il comprend 5 services et des référents de proximité :
→ le service des ressources humaines
→ le service budget, finances et politique immobilière de l’État
→ le service gestion des bâtiments et logistiques
→ le service accueil, courrier, standard
→ le service des systèmes d’information et de communication et numérique
→ les référents de proximité des DDI,
→ le référent qualité, cellule performance.
 
Composition et effectifs du bureau
Le pôle RH de la préfecture est composé de 8 agents : 1 cheffe de bureau A, 1 adjointe B, 2 agents B et 4 agents C

Liaisons hiérarchiques :
Directeur du SGCD.
 
Liaisons fonctionnelles :
L’assistant(e) de direction entretient des relations fonctionnelles avec les services bénéficiaires (direction et agents), les agents du SGCD et les assistantes de direction des DDI ou du corps préfectoral, les acteurs régionaux et nationaux liées aux missions du SGCD.