Assistant-e de direction F/H

Missions principales
Aide au fonctionnement et à l’organisation de la direction :
Gestion de l’agenda des directeurs et des cadres de la direction : prises de rendez-vous, organisation de réunions/articulation avec les secrétariats des autres directions et des services
Gestion de l’agenda de la salle de réunion de la direction
Réception, traitement et orientation des courriels 
Planification de réunions, visites, conférences notamment : 
Planification des commissions recherche GHU et sites
Planification des COPIL récurrents
Diffusion des ordres du jour et des comptes rendus 
Tri du courrier, diffusion et classement au sein de la direction
Gestion des stocks de produits et de matériels (saisie, suivi, contrôle, relance, commandes SAP hôtelière, …) 

Accueil des nouveaux arrivants :
Mise en ligne des fiches de poste sur la plateforme de recrutement Talensoft
Appui au tri des CV pour les recrutements internes à la DRIPM
Suivi des dossiers de recrutement de la DRIPM 
Gestion des demandes informatiques pour les nouveaux arrivants en amont de leur arrivée
Accueil et orientation des nouveaux arrivants : informatique, carte professionnelle, fonctionnement des locaux             
Gestion des demandes d’interventions techniques

Appui à la communication interne et externe :
Evénements : participation à l’organisation des séminaires recherche (sites, DMU) et de la direction : commandes traiteurs, appui logistique, suivi des inscriptions etc.
Tenue des bases de données de contacts de la direction (Référents recherches, liste de diffusion personnel de recherche etc.)
Alimentation de l’intranet de la direction
Diffusion de notes, directives, comptes rendus, courriers en interne et en externe – relecture et mise en page
Suivi des retours de campagne d’appel à projet interne (PH recherche, campagne CDI etc.)