Assistant-e de direction H/F

Au sein de l'unité d'appui au Collège de Direction, vous ferez partie de l'équipe rapprochée du PDG, constituée de deux assistant-e-s, d'un chauffeur, d'une cheffe de cabinet et de deux conseillers. Vous participerez à la gestion des relations du PDG d'INRAE avec des interlocuteurs variés : ministères, partenaires privés ou publics français et étrangers, parlementaires français et européens, directions internes, etc... Vous serez par ailleurs en relation en particulier avec les assistant-e-s des Directeurs-trices généraux délégué-e-s, des directeurs-trices scientifiques et du Vice-Président d'INRAE, notamment pour assurer la coordination des rendez-vous et la continuité de service.

En tant qu'assistant-e du PDG d'INRAE, vos activités principales seront :
-  Tenir et suivre l'agenda électronique dense et évolutif du PDG (une centaine de créneaux mensuels en France et à l'étranger). Alimenter et utiliser le tableau de bord numérique du cabinet permettant l'instruction et le suivi des demandes de rendez-vous et de participation du PDG à des réunions. Constituer les fonds de dossiers correspondants, en lien avec les membres du cabinet du PDG et en concertation lorsque nécessaire avec les autres assistants ou agents concernés par les rendez-vous.
-  Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les membres du cabinet, les services administratifs d'INRAE, les partenaires internes et externes. Savoir sélectionner, synthétiser et partager les informations pertinentes pour la prise de décision des membres du cabinet et du PDG.
-  Apporter des réponses et assurer la gestion des sollicitations téléphoniques et numériques de nombreux interlocuteurs internes et externes. Gérer les courriers et parapheurs entrants et sortants, les enregistrer sur des outils numériques partagés ; mettre en forme et rédiger des courriers ou des mails de réponse à caractère non technique à des interlocuteurs variés.
-  Organiser des réunions sensibles ou de haut niveau : coordonner la logistique afférente à l'organisation de ces événements.
-  Accueillir des visiteurs en veillant au respect des règles protocolaires.
-  Participer à la préparation des déplacements nationaux et internationaux du PDG (relations avec l'agence de voyage, réservations de restauration et d'hébergement...).
-  Gérer des notes de frais du PDG et de son cabinet.
-  Informer, accompagner et orienter les différents interlocuteurs dans leurs démarches.
-  Préparer au nom du PDG des diffusions en interne et en externe.
-  Assurer le suivi et le reporting des activités en réalisant des tableaux de bord.
-  Tenir à jour les informations utiles au fonctionnement du cabinet : tableau de contacts...

Vous travaillerez en binôme avec un-e autre assistant-e, sous la responsabilité de la cheffe de cabinet qui sera votre encadrante de proximité et en lien avec les membres du cabinet et les assistant-e-s de l'unité CoDir.