Assistant-e de Direction

-  Organiser les relations professionnelles de la Direction (Directrice, Directeur adjoint, DGS, Directeur de Cabinet)

-          Gérer les agendas et emplois du temps quotidiens (prises de RDV, etc)

-          Réceptionner et organiser la transmission des courriers

-          Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques

-          Accueillir et orienter les rendez-vous

·         Assurer le suivi administratif et financier de l’activité de la direction :

-          Réceptionner et suivre les parapheurs

-          Gérer et suivre l’archivage des dossiers

-          Assurer le suivi des conventions de l’établissement

-          Organiser les déplacements de la direction

-          Gérer et suivre le budget de la direction

-         Assurer la logistique du secrétariat de direction :

-          Participer à l’organisation des événements institutionnels de l’établissement (cérémonies, vœux…) et l’événementiel emblématique de la direction en lien avec le directeur de cabinet

-          Rédiger les documents, comptes-rendus de réunions et correspondances générales à la demande de la direction

-          Assurer la communication interne de la direction

-          Assurer la logistique des instances statutaires

-          Préparer et envoyer les convocations

-          Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux instances et autres réunions de direction

-          Préparer les salles de réunions et les visioconférences le cas échéant

-          Organiser les déplacements des personnalités extérieures

-          Rédiger les procès-verbaux des instances

Connaissances et compétences attendues : 

-     Connaissance de l’enseignement supérieur français et/ou de la fonction publique

-     Connaissance des techniques de gestion administrative

-     Maîtrise des outils et logiciels bureaucratiques

-     Excellentes capacités rédactionnelles

-     Gestion des priorités

-     Bonne maîtrise de l’anglais

Qualités personnelles : 

-     Sens du service public

-     Capacité d’écoute, d’adaptation

-     Goût du travail en équipe

-     Sens de la confidentialité et discrétion

-     Autonomie

-     Sens de la communication

-     Réactivité et dynamisme

Profil recherché – Contraintes liées au poste :

-      Titulaire d’un diplôme bac +2 en secrétariat, assistance de direction ou expérience significative dans un poste équivalent

-     Adaptabilité

Conditions d’emploi :   
CDD initial de 1 an, renouvelable – temps plein