Assistant-e de direction
Référence : 2024-1737064
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université de Strasbourg
- Localisation : Direction générale des services/Direction du Pilotage et de l'Amélioration Continue (DPAC)
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Catégorie B. TECH € brut/an
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement
CDD de 1 an à pourvoir à compter du 09/12/2024
Catégorie : B Corps : Technicien
Rémunération selon grille de la Fonction Publique
Quotité : 100%
Fiche de poste détaillée disponible sur le site de l'Université de Strasbourg.
Mission :
- Assurer l'assistanat de direction (agenda, organisation de réunion, aide à la logistique)
- Réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures de gestion de l'Université de Strasbourg
Activités principales :
- Tenir les agendas des Directrices générales des services adjointes.
- Participer à l'organisation du fonctionnement du secrétariat de la Direction générale des services (DGS).
- Mettre en forme et/ou rédiger des courriers, des courriels et documents administratifs.
- Mettre en forme et assurer la rédaction de comptes rendus de réunions.
- Suivre des dossiers transversaux.
- Assurer l'organisation des réunions et leur suivi (préparer les dossiers en vue des réunions/entretiens).
- Organiser les déplacements de la DGS et des 3 DGSA (régulièrement), ainsi que des membres de la DPAC (occasionnellement).
- Assurer le suivi du budget de la DPAC : recherche de devis, bons de commande (en lien avec le pôle financier dédié), contrôle de la réception, suivi des dépenses et du disponible.
- Assurer la fonction de correspondant communication de la DPAC : participer aux réunions du réseau des correspondants, veiller à l'application du langage visuel et à la mise à jour des informations concernant la DPAC et ses départements, être force de proposition en matière de communication.
- Assurer ponctuellement la rédaction des comptes rendus et relevés de conclusions des réunions des dialogues de gestion avec les composantes et services centraux).
Activités associées :
- Organiser le classement et l'archivage de documents.
- Communiquer des informations fiables aux différents interlocuteurs.
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe.
- Assurer la circulation des courriers internes et externes à l'établissement.
- Maintenir et participer à l'organisation d'une continuité de service avec la collègue en place.
- Être force de proposition pour améliorer de manière continue le fonctionnement et la satisfaction des bénéficiaires de l'activité.
Contact pour renseignements sur le poste :
DGS:
- Evelyne KLOTZ, Directrice Générale des Services Adjointe Recherche-Innovation-Partenariats-Valorisation et DD&RS, mail : klotz@unistra.fr, tél : 03 68 85 70 93
- Anne-Catherine NORBERTI, Directrice Générale des Services Adjointe aux ressources, mail : norberti@unistra.fr, tél : 03 68 85 70 92
DPAC :
- Jean-Emmanuel RUDIO, directeur de la DPAC, mail : jean-emmanuel.rudio@unistra.fr, tél : 03.68.85.70.55
Compétences attendues
Profil recherché:
Les compétences recherchées pour ce poste relèvent principalement d'un profil d'assistante de direction avec 2 à 3 années
d'expérience, mais d'autres profils réunissant les compétences attendues peuvent également être des candidatures pertinentes.
a ) Connaissances professionnelles :
- Connaissances du fonctionnement de l'université et de la fonction publique en général.
- Bonnes connaissances de la réglementation applicable au domaine d'activité de la structure.
b) Compétences opérationnelles :
- Maîtriser les techniques de communication (écrites et orales).
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Thunderbird, agenda PARTAGE).
- Maîtriser les règles de rédaction administrative.
- Analyser et gérer les demandes d'information et les priorités.
- Gérer la confidentialité des documents.
- Savoir rendre compte
c) Compétences comportementales :
- Sens de la discrétion et de la confidentialité.
- Bonne présentation et communication appropriée au poste d'assistant-e de direction (posture et expression orale et écrite)
- Aisance relationnelle
- Autonomie
- Sens de l'initiative et de l'organisation
- Dynamisme et réactivité.
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
L’Université de Strasbourg est une université pluridisciplinaire de recherche qui comprend 56 000 étudiants et 5 800 personnels, dont 2 800 enseignants-chercheurs.
Elle propose un environnement professionnel intellectuellement stimulant, marqué par l’excellence de la recherche, un leadership régional et européen, et porté par un projet stratégique qui la définit comme internationale, ouverte, créative et inclusive.
Attentive à la qualité de vie au travail, à l’égalité femmes-hommes, et handibienveillante, l’Université de Strasbourg propose des opportunités professionnelles nombreuses et variées, au service de la formation des générations futures et du progrès scientifique.
Descriptif du service
La Direction générale des services de l'Université de Strasbourg recherche un.e assistant.e de direction pour renforcer son pôle d'assistanat composé de deux agents (dont le poste ouvert au recrutement). Vous travaillerez au plus près de la directrice générale des services et de ses trois adjoints. Vous assurerez également la fonction d'assistant.e de gestion administrative pour la direction du pilotage et de l'amélioration continue, qui est rattachée à la DGS et
compte 20 collaborateurs répartis en 5 départements. En plus de qualités relationnelles évidentes, cette fonction nécessite de la rigueur et le sens de l'organisation, ainsi qu'une grande réactivité et le respect strict de la confidentialité. Si vous êtes dynamique et intéressé.e pour rejoindre cette équipe au coeur du fonctionnement d'une des meilleures universités françaises, n'hésitez pas à présenter votre candidature.
À propos de l'offre
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Relation hiérarchique :
Rattachement hiérarchique aux Directrices générales des services adjointes et au Directeur de la DPAC.
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- Traitement d'informations à caractère confidentiel
- Travail prolongé sur écran
- Disponibilité
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Vacant à partir du 09/12/2024
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Assistante / Assistant de direction
