Assistant-e de formation
Référence : 2024-1735582
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Nantes Université
NANTES UNIVERSITE - Localisation : Chemin de la Censive du Tertre - 44300 Nantes
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
L’assistant-e de formation assure la gestion administrative des formations qui lui sont confiées. Il (elle) travaille en lien avec les enseignants des différents parcours concernés pour accompagner les étudiants tout au long de leur année universitaire.
· Recruter les étudiants de l’année N+1 :
- Suivre les candidatures, convocations, préparation des entretiens, jurys de recrutement et listes d’attente.
· Préparer les rentrées universitaires :
- Suivre les étudiants partis à l’étranger ou en césure, créer les listes d'étudiants, réaliser un trombinoscope par formation, réserver des salles, insérer et mettre à jour des plans de cours sur MADOC, réaliser les inscriptions pédagogiques sur TIGRE, suivre de la complétude des inscriptions en collaboration avec le service scolarité et contrôler la disponibilité des intervenants sur l’année N+1
· Gérer les emplois du temps et piloter le bon déroulé administratif de cours :
- Elaborer les emplois du temps des formations gérées, suivre les annulations de cours pour repositionnement, imprimer les supports de cours, gérer les feuilles d'émargement, accompagner au quotidien les enseignants et les étudiants
· Piloter l’organisation des stages :
- Rédiger les conventions et les avenants de stage, assurer le suivi des signatures, conserver et stocker la documentation, organiser les soutenances de stage
· Gérer les examens :
- Réaliser le planning des examens, envoi des convocations, réservation des salles, reprographie des sujets, édition des listes d’émargement et des PV de Surveillance.
- Organiser les sessions (écrits et soutenances), saisir les notes dans le logiciel TIGRE, envoyer les résultats aux tuteurs et étudiants, préparer la session de rattrapage
· Assurer l'accueil physique et téléphonique :
- Assurer un accueil physique, orienter les interlocuteurs internes et externes et assurer l'interface avec les différents intervenants.
Profil recherché
• Formation et/ou qualification : Bac + 2 (gestion administrative, RH, comptabilité)
• Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 2 à 5 ans
Poste ouvert aux agents susceptibles de se prévaloir d’une priorité légale conformément aux dispositions de l’article L.512-19 du Code Général de la Fonction Publique (sur présentation d’un justificatif).
Compétences et connaissances requises
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :
- Techniques de communication
- Techniques d’accueil téléphonique et physique
- Connaissance de l’offre de formation de l’IAE de Nantes
- Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique
Savoir-faire opérationnels :
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Savoir planifier son activité et respecter les délais
- Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité, les bases de données et les logiciels de bureautique
Savoir-être :
- Réactivité particulièrement dans les périodes de forte affluence
- Capacité d’adaptation
- Sens relationnel
- Sens de l’organisation
- Rigueur, fiabilité
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d’université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) et des grandes écoles (Centrale Nantes, École des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire, École d’Architecture de Nantes).
Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l’excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance.
Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d’études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon.
Descriptif du service
L'Institut d’administration des entreprises (IAE) de Nantes est un institut d’économie et de management qui
propose des filières complètes et diversifiées du niveau L1 au Doctorat. Ces formations s'adressent à des publics
de formation initiale constitués d'étudiants suivant un parcours complet en économie et en gestion mais aussi à
des étudiants issus d'autres composantes universitaires et désirant acquérir une double compétence à la fin de
leurs parcours initiaux. Certaines formations se déclinent également en alternance ou en formation continue
pour répondre à des besoins spécifiques des professionnels de certains secteurs d'activités. L'enseignement
réalisé dans les 50 parcours de formations proposés par l'Institut est dispensé par 90 enseignants chercheurs et
400 vacataires professionnels choisis pour leur expertise dans leurs domaines.
Place de l’agent dans l’organigramme du service : sous la responsabilité hiérarchique de la coordinatrice
administrative du département Management et travail en lien direct avec les responsables de formation.
À propos de l'offre
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· Versant : Fonction publique d’État
· Type de recrutement : Catégorie C, titulaire ou contractuel·le, CDD 1an (article L.332-7 du CGFP)
Rémunération : selon la grille indiciaire de la fonction publique catégorie C pour les titulaires et la charte de gestion des contractuels de Nantes Université pour les non-titulaires, et suivant niveau d’expérience du candidat. Comprise : 1462€ nets/ mensuels (1819€ bruts) [0 à 1 an expérience] et 1682€ nets/ mensuels (2093€ bruts) [+ 15 ans expérience]
Date limite de réception des candidatures : 25/11/2024
Date de la commission de recrutement : 12/12/2024
Date de prise de fonctions souhaitée : 06/01/2025
Merci d’adresser votre candidature
(CV + lettre de motivation)
exclusivement par mail à
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Vacant à partir du 06/01/2025
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Assistante / Assistant de formation
