Assistant-e de formation
Référence : 2025-2078215
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Nantes Université
NANTES UNIVERSITE - Localisation : Chemin de la Censive du Tertre - 44300 Nantes
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
L’assistant-e de formation assure la gestion administrative des formations qui lui sont confiées. Il (elle) travaille en lien avec les enseignants des différents parcours concernés pour accompagner les étudiants tout au long de leur année universitaire.
· Recruter les étudiants de l’année N+1 :
- Préparer les dossiers de candidature, programmer les entretiens avec les responsables pédagogiques. Suivre les candidatures, convocations, préparation des entretiens, jurys de recrutement, envoi des réponses aux candidats.
· Préparer les rentrées universitaires :
- Préparer les dossiers d'inscription, les transmettre aux candidats puis les collecter avant envoi au service scolarité. Créer les listes d'étudiants, réaliser un trombinoscope par formation, réserver des salles, insérer et récolter les mises à jour des plans de cours (auprès des enseignants) pour la réalisation du livret de l'étudiant, suivre de la complétude des inscriptions en collaboration avec le service scolarité et réaliser les inscriptions pédagogiques sur TIGRE.
· Gérer les emplois du temps et piloter le bon déroulé administratif de cours :
- Elaborer les emplois du temps des formations gérées, et les saisir dans le logiciel Celcat, suivre les annulations de cours pour repositionnement, imprimer les supports de cours, gérer la dématérialisation des émargements, accompagner au quotidien les enseignants et les étudiants.
· Gérer les examens :
- Reprographie des sujets, gestion des listes d’émargement et des PV de Surveillance.
- Saisir les notes dans le logiciel TIGRE, envoyer les résultats aux étudiants, préparer la session de rattrapage
· Vérifier le conventionnement :
- Vérifier que chaque dossier comporte contrat ou convention de formation continue permettant la facturation de la formation.
· Assurer l'organisation matérielle d'évènements : pots de rentrée, afterworks, conférence de fin d'année…
· Assurer l'accueil physique et téléphonique :
- Assurer un accueil physique et téléphonique, orienter les interlocuteurs internes et externes et assurer l'interface avec les différents intervenants.
· Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
· Retranscrire des informations orales à l'écrit
· Saisir, mettre en forme des documents divers
Profil recherché
• Formation et/ou qualification : Bac + 2
• Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 1 an
Poste ouvert aux agents susceptibles de se prévaloir d’une priorité légale conformément aux dispositions de l’article L.512-19 du Code Général de la Fonction Publique (sur présentation d’un justificatif).
Compétences et connaissances requises
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :
- Connaissance de l’offre de formation de l’IAE de Nantes
- Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique
- Environnement de la formation professionnelle
Savoir-faire opérationnels :
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Savoir planifier son activité et respecter les délais
- Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité, les bases de données et les logiciels de bureautique
- Techniques de communication
- Techniques d’accueil téléphonique et physique
Savoir-être :
- Réactivité particulièrement dans les périodes de forte affluence
- Capacité d’adaptation et d'écoute
- Sens relationnel
- Sens de l’organisation
- Rigueur, fiabilité
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d’université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) et des grandes écoles (Centrale Nantes, École des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire, École d’Architecture de Nantes).
Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l’excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance.
Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d’études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon.
Descriptif du service
L'Institut d’administration des entreprises (IAE) de Nantes est un institut d’économie et de management qui
propose des filières complètes et diversifiées du niveau L1 au Doctorat. Ces formations s'adressent à des publics
de formation initiale constitués d'étudiants suivant un parcours complet en économie et en gestion mais aussi à
des étudiants issus d'autres composantes universitaires et désirant acquérir une double compétence à la fin de
leurs parcours initiaux. Certaines formations se déclinent également en alternance ou en formation continue
pour répondre à des besoins spécifiques des professionnels de certains secteurs d'activités. L'enseignement
réalisé dans les 50 parcours de formations proposés par l'Institut est dispensé par 90 enseignants chercheurs et
400 vacataires professionnels choisis pour leur expertise dans leurs domaines.
Place de l’agent dans l’organigramme du service : sous la responsabilité hiérarchique de la coordinatrice administrative du département Management et travail en lien direct avec les responsables de formation.
À propos de l'offre
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· Versant : Fonction publique d’État
· Type de recrutement : Catégorie C, titulaire ou contractuel·le, CDD jusqu’au 31/08/2026 (article L.953-3-1 du CGFP)
Rémunération : selon la grille indiciaire de la fonction publique catégorie C pour les titulaires et la charte de gestion des contractuels de Nantes Université pour les non-titulaires, et suivant niveau d’expérience du candidat. Comprise : 1462€ nets/ mensuels (1819€ bruts) [0 à 1 an expérience] et 1682€ nets/ mensuels (2093€ bruts) [+ 15 ans expérience]
Date limite de réception des candidatures : 28/10/2025
Date de la commission de recrutement : 05/11/2025
Date de prise de fonctions souhaitée : 12/11/2025
Merci d’adresser votre candidature
(CV + lettre de motivation)
exclusivement par mail à
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Vacant à partir du 12/11/2025
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Assistante / Assistant de formation
