Assistant-e de la secrétaire générale d'académie - SG - Rectorat - RENNES (35)
Référence : MENJ-14-2025-25439
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Rectorat de Rennes
- Localisation : 96 rue D'ANTRAIN 35705 RENNES CEDEX 7
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Titulaires de la fonction publique : sur la base de la grille des SAENES (accueil possible en dé € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Oui
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
POSTE SUSCEPTIBLE D'ÊTRE VACANT
L’assistant-e de la secrétaire générale de l’académie assure entre autres la gestion complexe des agendas, l’organisation de rendez-vous sur site ou par visioconférence; l’organisation des déplacements professionnels, la rédaction et la mise en forme de courriers, courriels, notes, procès-verbaux, compte-rendu ; etc.
Par ailleurs, en charge de la coordination de l’équipe d’assistantes du secrétariat général, il/elle encadre et pilote l’équipe et s’assure de la parfaite collaboration au sein du pôle et avec les membres du cabinet de madame la rectrice.
ACTIVITÉS :
- Encadrer et piloter l’ensemble du secrétariat général comprenant l’assistante dédiée à la direction des ressources humaines et l’assistante dédiée au pôle organisation scolaire et au pôle enseignement supérieur, infra structures et modernisation, dans le respect strict des règles de confidentialité et de loyauté,
- Tutorer les assistants -es entrant dans le métier au sein du secrétariat général,
- Gérer les agendas, organisation des rendez-vous ; organisation des déplacements professionnels ; rédaction et mise en forme de courriers, courriels, notes, procès-verbaux, compte-rendu ; accueil physique et téléphonique des interlocuteurs ; information, orientation des usagers,
- Préparer et organiser les instances académiques, audiences et réunions diverses, en lien avec la responsable du dialogue sociale : veille sur la sollicitation et la mise à disposition des contributions des services, sur la disponibilité des dossiers nécessaires aux réunions et rendez-vous,
- Exécuter les tâches administratives courantes pour les services rattachés au secrétariat général : saisie, gestion de procédures, rédaction, classement, archivage,
- Mobiliser et coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques),
- Gérer la correspondance électronique sur les boites mails fonctionnelles du secrétariat général, transmission, réponses, classement, archivages, rappels, etc. dans le respect des règles de confidentialité,
- Contrôler les réponses attendues (enquêtes, sollicitations, etc.) et gérer des échéances et délais impartis ; en application des règles et procédures administratives.
Profil recherché
Connaissances :
- Connaitre le système éducatif, les institutions publiques, les acteurs de la vie politique,
- Connaitre le fonctionnement de l'administration et de ses usages,
- Connaitre les outils bureautiques relatifs aux missions de secrétariat.
Savoir-faire, aptitudes :
- Encadrer / Animer une équipe,
- Savoir s’organiser et s’adapter, hiérarchiser les priorités,
- Gérer des situations d'urgence,
- Savoir travailler en équipe,
- Être autonome et être capable de prendre des initiatives,
- Savoir analyser les situations et rendre compte,
- Maîtriser l’accueil physique et téléphonique les usagers du service et les orienter vers le bon interlocuteur,
- Disposer de qualités rédactionnelles et d'expression orale.
Savoir être, attitudes :
- Respecter les obligations de loyauté et de confidentialité,
- Concilier rigueur, calme, réactivité, discrétion.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Langues
- Français Autonome
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’Académie de Rennes assure et met en œuvre le service public de l’éducation nationale pour l’ensemble des 600 000 élèves des 4 départements bretons (Côtes d’Armor, Finistère, Ille-et-Vilaine, Morbihan). Les 53 000 collaborateurs de la communauté éducative bretonne, contribuent activement, au sein d'environ 3000 établissements scolaires, à l’éducation et l’épanouissement des élèves de notre région. Ils assurent notamment des missions d’enseignement, d’accompagnement à la vie scolaire, d'accompagnement d’élèves en situation de handicap, ou encore des missions supports, administratives ou techniques.
Elle s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle et la prévention de toutes les discriminations dans ses activités de recrutement et d’accompagnement des parcours de ses personnels.
Rejoindre l’Académie de Rennes, c’est mettre vos talents et votre expertise au service de l’éducation et de l’épanouissement de notre jeunesse.
Retrouvez-nous sur: https://www.ac-rennes.fr et suivez-nous sur les réseaux sociaux.
À propos de l'offre
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Les candidatures devront être transmises via le portail Rejoindre l’Éducation Nationale exclusivement : https://recrutement.education.gouv.fr/recrutement/ Aucune candidature ne sera prise en compte par un autre canal. Pour les candidats titulaires de la fonction publique : transmettre impérativement le dernier compte-rendu d'entretien professionnel
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Le secrétariat général fonctionne en continu de 8h30 à 18h du lundi au vendredi. L’organisation du service nécessite une concertation des trois assistant(e)s pour couvrir, par roulement l’ensemble de la plage horaire.
Les missions sont exercées au sein d’un espace partagé avec le secrétariat particulier de madame la rectrice.
En cas de situation de crise, une disponibilité est attendue en application du plan de continuité d’activité.
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Assistante / Assistant de direction
