Assistant-e direction secrétariat particulier au recteur délégué à l’ESRI

Gestion de l’agenda du recteur délégué : suivi et gestion de l’agenda en lien avec la directrice de cabinet ESRI en lien avec le cabinet du recteur de région académique. Collecte et recensement des demandes d’audience, des invitations à des évènements et des manifestations extérieures. Montage de réunions (régulières ou occasionnelles) internes au rectorat ou externes, notamment avec les universités, les organismes de recherche, les CROUS, le ministère.

Préparation des réunions à l’agenda : demande de contributions aux services, suivi de la logistique des évènements et rencontres auprès des organisateurs ou établissements (déroulé, liste des présents…).

Accueil : Accueil physique et téléphonique pour le recteur délégué des invités ou personnes reçues en audience. Réservation et préparation d’une salle, de la visioconférence en cas de besoin.

Préparation des déplacements : information au chauffeur, réservation des billets de train, réservation d’hôtels, information aux rectorats d’académie et aux élus. Suivi logistique des déplacements.

Archivage : Mise à jour de différents tableaux de données (listes d’envois, remontées,…), constitution de dossiers thématiques (circulaires, notes, …).