Assistant-e du Préfet

Groupe RIFSEEP 1
Emploi(s) type : Assistant de direction / ADM005A
Localisation géographique
Secrétariat particulier de M. le Préfet - Préfecture de la Marne 1, rue de Jessaint – CS 50431 51036 Châlons-en-Champagne Cedex
Vos activités principales
 - Point de contact entre le Préfet et l’ensemble de ses interlocuteurs (relations internes et extérieures),
- Travaille en collaboration très étroite avec la chefferie de cabinet et le service de la coordination interministérielle dans le suivi des dossiers et des sollicitations,
- Est responsable de l’accueil physique et téléphonique du secrétariat du Préfet - filtre les appels,
- Gère l’agenda et programme les réunions, les audiences et les rendez-vous du Préfet,
- Participe aux réunions agenda et se coordonne avec les secrétariats de la direction de cabinet et du secrétariat général mais aussi des sous-préfectures,
- Assure la gestion du courrier et suit la correspondance personnelle du Préfet (papier et électronique),
- S’assure de la bonne réception des dossiers du Préfet,
- En lien avec la cheffe de cabinet, s’assure de la bonne coordination des services et de la bonne circulation de l’information pour ce qui relève de l’agenda du Préfet,
- Organise les déplacements du Préfet en lien avec le chef de garage,
- Traite les demandes et requêtes de manière appropriée, en fonction des priorités du Préfet,
- Conçoit et tient un système de classement et d’archivage de bureau,
- Travaille en lien étroit avec l’intendance de la résidence préfectorale (réception, menu, plan de table, etc.)
- Suivi d’un budget dédié (carte achats, saisie dans Chorus DT)

Durée attendue sur le poste : 3 ans
Qui contacter :Le secrétariat particulier de M. le Préfet : 03 26 26 10 21
La chefferie de cabinet – Mme Stéphanie Le Gagne : stephanie.le-gagne@marne.gouv.fr / 03 26 26 11 90