Assistant-e du Président de Centre et Gestionnaire administratif-ve H/F
Référence : 2023-1301448
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : INRAE Centre Lyon - Grenoble - Auvergne-Rhône-Alpes
- Localisation : VILLEURBANNE - 69100
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD de 6 mois
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
MISSIONS
Vous assurez des fonctions polyvalentes d'assistance administrative et logistique du Président de Centre pour l'exercice de ses responsabilités et vous réalisez la gestion administrative RH de proximité des agents de l'unité SDAR.
Vous participez à la gestion de dossiers transversaux et vous réalisez des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures de l'établissement.
L’Assistant-e du PC et gestionnaire administrati-ve intervient régulièrement en interne auprès des membres de direction, du Service des Ressources Humaines et des agents de son unité.
Il/elle est également en contact externe avec des prestataires et des partenaires.
ACTIVITES
Sur le volet Assistant-e du PC, vous serez en charge de :
- Traiter le courrier électronique et l’agenda partagé de la messagerie Présidence, programmer et contrôler les échéances, suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés, gérer les répertoires partagés
- Rédiger des courriers administratifs
- Prendre en charge de façon autonome certaines activités liées au fonctionnement du Président (notes de frais, recherche de prestataires en événementiel, convocations)
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du Président et participer à l'organisation de manifestations (réunions, séminaires, instances, déplacements…)
- Contribuer à la communication institutionnelle du président, en lien avec le service communication du centre,
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
Sur le volet Gestion administrative RH de proximité des agents de l'unité SDAR, vous serez en charge de :
- Participer à la gestion administrative et ressources humaines de l’Unité SDAR et de ses agents (gérer le dossier de chaque agent et instruire ses demandes en vérifiant la régularité administrative de premier niveau, collecter des documents individuels et diffuser des actes liés à la gestion des ressources humaines)
- Saisir les régularisations de la gestion du temps de travail (badgeages, absences, télétravail, émargement pour grève…)
- Apporter un appui à la gestion des recrutements (titulaires, contractuels, stagiaires) avec la relecture de profil, la parution des annonces, les convocations aux entretiens et l’envoi du dossier de recrutement au service RH
- Accueillir et informer les nouveaux agents, réaliser les formalités d’entrée et de sortie, mettre à jour les listes de diffusion, rédiger des documents simples d'information
- Alimenter des bases de données, faire des extractions dans les systèmes d'information administratifs et ressources humaines
- Dans le cadre des campagnes annuelles RH (promotion, évaluations, entretiens, transports) suivre la diffusion et la collecte de documents, vérifier et réaliser le recensement des pièces
- Assurer la suppléance de l’Assistante du DSA pour le secrétariat de l’unité SDAR et la rédaction de comptes-rendus notamment des réunions du CODIR SDAR
Profil recherché
Expérience souhaitée en secrétariat, gestion administrative
Goût pour une activité en lien avec les ressources humaines
CONNAISSANCES
- Maitrise des techniques de communication, orale et écrite.
- Maitrise des techniques de prise de notes
- Notions générales en gestion RH de proximité auprès des agents
- Maitrise des règles de présentation des documents, de l’archivage et du classement.
COMPÉTENCES OPÉRATIONNELLES
- Savoir planifier son travail en respectant les échéances et les délais contraints,
- Savoir gérer les situations d'urgence et les pics d’activité,
- Avoir le sens de l'initiative,
- Faire preuve d’une grande polyvalence dans les tâches à accomplir
- Mettre en œuvre les procédures de gestion, savoir interpréter des données, assurer le suivi de dossiers agents
- Être en capacité d’assimiler rapidement les fonctionnalités des logiciels spécifiques à l'activité (gestion des effectifs, gestion des congés et badgeage)
- Maitriser les outils bureautiques (Excel, Word, Powerpoint)
- Être à l’aise avec les outils de planning et de visioconférences
- Savoir rendre compte et présenter les différentes phases d'un travail, faire remonter des questions ou des difficultés
- Travailler en équipe
COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES
- Sens de la confidentialité
- Sens de l'organisation, réactivité, capacité à établir des priorités
- Rigueur / Fiabilité, capacité à travailler avec précision
- Sens relationnel, capacité à entrer en contact pour la recherche d'information, capacité d'écoute
Éléments de candidature
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
L’Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement (INRAE) est un établissement public de recherche rassemblant une communauté de travail de 12 000 personnes, avec plus de 200 unités de recherche et 42 unités expérimentales implantées dans toute la France.
INRAE se positionne parmi les tous premiers leaders mondiaux en sciences agricoles et alimentaires, en sciences du végétal et de l’animal. Ses recherches visent à construire des solutions pour des agricultures multi-performantes, une alimentation de qualité et une gestion durable des ressources et des écosystèmes. »
Descriptif du service
Le centre Lyon-Grenoble Auvergne-Rhône-Alpes créé au 1er janvier 2020 réunit une vingtaine d'unités de recherche et près de 500 agents répartis sur les sites de Lyon, Grenoble et Thonon.
Les Services Déconcentrés d'Appui à la Recherche (Unité SDAR) dirigés par le Directeur des Services d'Appui (DSA), apportent leur soutien aux unités de recherche, dans les domaines administratifs, RH, budgétaires et financiers, partenariaux, techniques et logistiques. L’Unité SDAR est constituée d'environ 55 agents localisés sur les sites de Lyon et Grenoble.
Equipe
Le service Secrétariat Général intervient en proximité à Lyon auprès du Président de Centre et du Directeur des Services d’Appui et à Grenoble pour le Directeur des Services d’Appui Adjoint.
Le Secrétariat Général réalise également la gestion administrative des agents de l’Unité SDAR.
Il est composé de 3 personnes à Lyon :
- La Coordinatrice du Secrétariat Général
- L’Assistante du Président de Centre (PC) et gestionnaire administrative
- L’Assistante du Directeur des Services d’Appui (DSA) et gestionnaire administrative
Une correspondante administrative assure un relai à Grenoble.
À propos de l'offre
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Déplacements occasionnels à Grenoble
Activité en binôme avec l’Assistante du DSA pour continuité de service (prise de congés)
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Vacant à partir du 11/09/2023
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Assistante / Assistant de direction
