Assistant-e en gestion administrative (F/H)
Référence : 2024-1672096
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Ecole des Hautes Etudes en Sciences Sociales (EHESS)
- Localisation : 54 boulevard raspail-75006 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
MISSIONS
L’assistant·e en gestion administrative assure la coordination de l’organisation des enseignements et la mise en œuvre de leur programmation. Il·elle participe au projet opérationnel de mise à jour des plateformes de publication des enseignements et de demandes de participation aux enseignements. Il·elle a également une mission d’édition des publications relatives à l’offre de formation de l’EHESS.
ACTIVITES PRINCIPALES
- Assister la responsable du service dans l'organisation et le suivi de la campagne annuelle de programmation des enseignements (près de 1000 séminaires)
- Gérer le planning des activités de l'EHESS (notamment : colloques, instances, soutenances)
- Mettre à jour des données relatives à la programmation des enseignements
- Éditer des supports spécifiques de communication notamment le Programme des enseignements, l'Annuaire des comptes rendus et l'Affiche de l'EHESS
- Participer à la définition et à la rédaction de procédures
- Participer au traitement et à la communication des données issues des systèmes d'informations du service à des fins de pilotage de l'activité d'enseignement de l'établissement et d'occupation immobilière
- Participer à la coordination des interactions avec les différents services de l'établissement (DEVE, Service patrimoine et logistique, Direction des systèmes d'information) et les partenaires (notamment Campus Condorcet)
Évolution des missions à moyen terme
- Encadrer et coordonner l'activité du gestionnaire administratif
- Participer au recrutement des personnels placés sous son autorité
Profil recherché
COMPETENCES REQUISES
Connaissances
- Fonctionnement de l'ESR
- Outils bureautiques
- Techniques de communication
- Techniques de planification de l'activité
- Notions d'édition et/ou de chaîne graphique appréciées
- Très bonne maîtrise de la langue française (orthographe, grammaire, syntaxe)
Compétences opérationnelles
- Utiliser les différents logiciels spécifiques à l'activité, ex. logiciel PAO, logiciel de planning (formation lors de la prise de fonction aux applications spécifiques au service)
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Savoir planifier et respecter des délais (expert)
- Utiliser une base de données
- Rédiger des documents techniques
- Savoir préparer et suivre les opérations
- Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
- Gérer les situations d'urgence (expert)
- Communiquer et faire preuve de pédagogie (maîtrise)
- Savoir rendre compte (maîtrise)
- Travailler en équipe (expert)
Compétences comportementales
- Sens de l'organisation
- Rigueur/fiabilité
- Capacité d'adaptation
PROFIL RECHERCHE
- Bac+2 exigé pour les agents contractuels
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL
L'Ecole des hautes études en sciences sociales (www.ehess.fr) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, « grand établissement » assurant une mission de recherche dans le domaine des sciences humaines et sociales et de formation à la recherche. L'établissement accueille 3 000 étudiants dont 1 300 doctorants (avec près de 200 thèses soutenues par an dans toutes les disciplines des sciences sociales) et autant de masterants. L’EHESS accueille également 38 unités de recherche organisées autour d'un domaine, d'une approche ou, pour un tiers d'entre elles, d'une « aire culturelle ». En leur sein, plus de 500 enseignants et chercheurs développent les savoirs, forment et encadrent les étudiants de master et les doctorants. Ils sont soutenus par près de 250 personnels administratifs et d’appui technique à la recherche. L’École est membre fondateur de l’Etablissement public Campus Condorcet.
Descriptif du service
La direction des enseignements et de la vie étudiante (DEVE) est chargée d’assurer la gestion administrative et pédagogique de la scolarité des étudiants, la gestion de l’ensemble des missions et questions liées au doctorat, le suivi de l’offre de formation et des enseignements, l’accueil, l’information et l’orientation des étudiants au sein de ses formations, l’accompagnement des étudiants dans leur insertion professionnelle, l’accompagnement des étudiants en situation de handicap, le développement de la vie étudiante et de campus sur tous les sites.
Le service des enseignements organise et assure la diffusion des activités d’enseignement de l’EHESS.
L’assistant-e en gestion administrative est placé·e sous l’autorité hiérarchique de la responsable du service des enseignements.
À propos de l'offre
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Niveau de recrutement : Assistant ingénieur (Catégorie A)
BAP et emploi-type : J3C44 – Assistant-e en gestion administrative
Niveau de rémunération :
- Agents titulaires : rémunération indiciaire et régime indemnitaire statutaires (y compris complément indemnitaire annuel)
- Agents contractuels : selon profil et expérience (+prime de fin d’année)
Localisation du poste : Direction des enseignements et de la vie étudiante (DEVE)/Service des enseignements
54 boulevard Raspail
75006 PARIS
Poste à temps complet, ouvert aux agents titulaires par voie de mobilité interne ou externe et le cas échéant aux agents contractuels (par CDD de 2 ans renouvelable)
Poste à pourvoir dès que possible.
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Vacant à partir du 04/11/2024
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
