Assistant-e en gestion administrative

Référence : 2024-1619371

  • Fonction publique : Fonction publique de l'État
  • Employeur : Institut national de la santé et de la recherche médicale (INSERM)
  • Localisation : Laboratoire P4 Jean Mérieux
Postuler par mail

Date limite de candidature : 31/07/2024

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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
  • Nature du contrat Non renseigné
  • Expérience souhaitée Non renseigné
  • Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
  • Catégorie Catégorie A (cadre)
  • Management Non renseigné
  • Télétravail possible Oui

Vos missions en quelques mots

Sous la responsabilité de la Secrétaire Générale du laboratoire P4 Inserm Jean Mérieux et en lien avec les services administratifs de l’Inserm, l’assistant-e de gestion administrative assure des activités de gestion administrative, de ressources humaines et des accès au site.

Activités principales :

  • Gérer les plannings, les déplacements et missions et les agendas de l’équipe de Direction, gérer les déplacements et missions des Responsables de Pôles
  • Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions, de rendez-vous internes et externes, de visites du laboratoire et conférences
  • Établir des comptes rendus de réunion (réunion d’équipe, réunion de Direction etc.)
  • Gérer les dossiers et le suivi administratif de l’ensemble du personnel (dossiers de recrutement, repos compensateurs, demandes de compensation financières liées aux astreintes, suivi des congés et absences etc.)
  • Coordonner les aspects logistiques de la structure
  •  Participer au processus d’obtention et de délivrance des autorisations d’accès au site
  • Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi
  • Produire des bilans et des statistiques
  • Utiliser des outils de gestion administrative, proposer et concevoir des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
  • Accueillir, informer et orienter les visiteurs, français et étrangers, et les personnels de l’unité dans leurs démarches
  • Traiter le courrier et les informations arrivant dans l’unité et les diffuser si nécessaire
  • Rédiger des courriers et des documents administratifs (en français et en anglais)
  • Filtrer les interlocuteurs (appels entrants)
  • Transmettre en interne et en externe les décisions et informations pertinentes, les informations relatives au fonctionnement du service, les informations relatives à la réglementation sur l’ensemble d’un domaine de gestion
  • Mettre en place des modes de classement et d’archivage accessibles à tous
  • Gérer les accès au restaurant pour l’ensemble des équipes Inserm présentes sur le site en relation avec la DR

Profil recherché

Connaissances :

  • Connaître les réglementations comptables courantes des organismes de gestion
  • Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’Inserm et de la recherche publique

Savoir faire :

  •  Restituer et transmettre l’information orale et écrite sous forme de synthèse
  • Capacités rédactionnelles

Aptitudes :

  • Capacité organisationnelle (anticipation, gestion des priorités et respects des échéances)
  • Capacité à s'adapter à différents types de tâches et à être polyvalent dans les responsabilités
  • Savoir gérer son temps efficacement, prioriser les tâches et respecter les délais
  • Confidentialité et respect de la discrétion en manipulant des informations sensibles ou confidentielles

Niveau d'études minimum requis

  • Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Localisation

Localisation : 69007 Lyon

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Personnes à contacter

direction.labop4-lyon@inserm.fr

Qui sommes-nous ?

L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l’innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.

À propos de l'offre

  • Pour candidater : adresser CV + lettre de motivation à l'adresse : direction.labop4-lyon@inserm.fr

    • Assurer la suppléance de l’assistant(e) gestionnaire (saisie et réception des commandes, ordres de missions et réservations etc.)
    • Assurer la suppléance « standard et accueil » : accueil visiteurs, gestion du standard, réception des colis, distribution et affranchissement du courrier
  • Vacant à partir du 01/07/2024
  • Assistante / Assistant de direction

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