Assistant-e en gestion administrative

Vos missions principales seront :
- d'assister le directeur d'unité et ses adjoints dans l'exercice de leurs fonctions, que ce soit dans la constitution des dossiers administratifs, la mise en œuvre de leur réalisation et leur suivi ou dans le bon fonctionnement administratif de l'unité ;
- d'assurer la gestion et le pilotage administratif de l'unité auprès du directeur et de ses adjoints. Vous assurerez notamment la responsabilité de la gestion des ressources humaines de l'unité.
Vous serez plus particulièrement en charge de :
1) Appui à la Direction :
- Assurer l’instruction de dossiers complexes dans le respect des procédures et délais ;
- Assurer la coordination et/ou la réalisation des activités administratives au sein de l’unité ;
- Planifier, organiser et assister aux différentes instances de l’unité et assurer le suivi des décisions ;
- Rédiger et diffuser les compte-rendu ;
- Assurer la coordination, la construction et la diffusion du rapport d’activité de l’unité ;
- Produire des synthèses et bilans et en assurer le suivi ;
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure ;
- Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure ;
- Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion ;
- Gérer l’agenda du directeur ;
- Assurer l’organisation matérielle et logistique des manifestations scientifiques (colloques, congrès, réunions scientifiques, cours, évaluation collective de l’unité) ;
- Gérer le planning des présentations scientifiques.
2) Gestion des ressources humaines :
- Assurer la coordination et/ou la réalisation des activités de gestion du personnel au sein de l’unité ;
- Participer au déploiement d’outils de gestion et formation aux utilisateurs ;
- Informer et conseiller les agents sur leur situation professionnelle ;
- Gérer les différentes campagnes de recrutement (chercheurs, ingénieurs, techniciens et doctorants) ;
- Gérer la campagne d’avancement des personnels ingénieurs et techniciens ;
- Assurer le suivi des entretiens de titularisation (mi-stage et fin de stage) des nouveaux recrutés ;
- Gérer les demandes de cumul d’activité ;
- Gérer les déclarations trimestrielles des sujétions ;
- Assurer le suivi de la répartition des bureaux en fonction des départs et des arrivées ;
- Tenir à jour les effectifs et l’organigramme de l’unité ;
- Gérer les solutions de restauration pour l’unité.