Assistant-e en ingénierie de formation
Référence : 2023-1428669
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université Paris 8
Université Paris 8 - Localisation : Université Paris 8
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
-
Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Assurer le suivi administratif et financier des dossiers de stagiaires
- Suivi des dossiers de candidature en lien avec les équipes pédagogiques (plateforme candidature P8)
- Contrôle des dossiers et des pièces justificatives et validation des avis pédagogiques
- Montage des dossiers de financement des stagiaires
- Gestion des stagiaires dans les logiciels de l’université (FCA Manager, Apogée)
- Établissement des contrats/conventions/avenants et attestations diverses
- Gestion, suivi et vérification des feuilles d’émargement en lien avec le/la gestionnaire
- Facturation des conventions avec des tiers financeurs (entreprises, OPCO, Pôle Emploi…) et transmission des pièces justificatives par le biais des plateformes (CHORUS, KAIROS, OPCO…)
- Suivi des encaissements, édition de factures acquittées
- Suivi des impayés et montage de dossiers contentieux
- Préparation des examens
- Édition et archivages des relevés de notes, des attestations de réussite et des diplômes d’université
Assurer le suivi administratif et financier des candidats à la VAE
- Constitution des dossiers de demande de recevabilité et édition des notifications
- Montage des dossiers de demande de financement et suivi des accords de financement
- Établissement des contrats / conventions
- Inscription des candidats à la bibliothèque
- Établissement des devis, factures, contrôle et suivi des paiements et échéanciers, gestion des impayés
- Établissement des documents pré et post-jury
- Préparation des dossiers pour l’édition des diplômes
Assister les équipes pédagogiques et les ingénieurs de formation
- Organisation et participation aux ouvertures de formations
- Supervision du déroulement de la formation
- Participation aux réunions et mise à jour des documents d’information
- Édition et archivage des relevés de notes, attestations et diplômes d’université (Apogée)
- Anticipation des besoins logistiques (matériel, reprographie, …)
Valoriser l’offre de formation
- Participation à des salons professionnels et journées « Portes ouvertes »
Profil recherché
Connaissances
- Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de l’Université
- Connaissance de la réglementation et des aspects juridiques en matière de formation professionnelle continue et de VAE
- Connaissance de la diversité des publics en formation continue
- Connaissance des outils de gestion et d’administration des formations (Apogée et logiciels de gestion)
- Connaissance des fondamentaux en gestion financière
Compétences
- Mettre en œuvre et optimiser des procédures de gestion
- Participer à la mise en place d’une démarche qualité en formation continue
- Planifier des activités en tenant compte des priorités et des échéances
- Maîtriser les outils de gestion et de bureautique
- Faire preuve de rigueur et d’organisation
- Maîtriser la communication orale et écrite
- Concevoir des tableaux de bord
Savoir-être
- Avoir un esprit d’initiative
- Être autonome et réactif
- Sens de l’organisation
- Goût pour le travail en équipe
- Sens relationnel et aptitudes à la négociation
- Capacités d'anticipation et d'adaptation
- Sens de la confidentialité
- Sens du service public
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Qui sommes-nous ?
L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.
Quelques chiffres :
- 23 935 étudiants,
- Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Economie Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités
- 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l’Institut des Etudes Européennes et l’Institut Français de Géopolitique
- 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats.
- 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat soutenues tous les ans
- 870 personnels enseignants et 711 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.
L’université de Paris 8 est membre de la COMUE Paris lumière avec l’université de Nanterre et fait partie du Campus Condorcet.
Descriptif du service
L’objectif de la Direction Formation est de regrouper l’ensemble des services relatifs à l’offre de formation en répondant à la logique de Formation Tout au Long de la Vie (FTLV).
L’intérêt est multiple :
- Décloisonner les activités Formation Initiale / Formation Continue en les développant de façon simultanée sans les opposer dans un esprit d’apports de bonnes pratiques réciproques ;
- Améliorer le pilotage de l’offre de formation appuyé par un système d’information partagé permettant la production, l’analyse et la diffusion de données dans le cadre d’une démarche qualité des formations ;
- Développer l’offre de formation à l’interne et à l’externe;
- Développer l’appui en ingénierie auprès des équipes pédagogiques dans la conception ou la modification de formations et dispositifs, dans l’évaluation des actions, dans l’analyse des indicateurs formations, dans l’adaptation de contenus au format numérique, etc.
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 01/01/2024
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Ingénieur pédagogique de formation
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Domaine: Enseignement et formation
Conseiller formation (F/H) - CNFPT DELEGATION REGIONALE ILE DE FRANCE
