Assistant formation et recherche F/H

Vos activités principales

Secrétariat / communication
Accueillir, informer, orienter les différents publics (enseignants, vacataires, étudiants, visiteurs) et répondre aux demandes de renseignements téléphoniques ou par courriel
Gérer les fournitures de bureau et l’archivage des dossiers
Assister les responsables de filière dans la gestion administrative de leur filière (envoi de mails aux étudiants et aux enseignants, organisation de réunions…)
Effectuer la prospective pour les filières (journées, entretiens…) et mise à jour des indicateurs (taux de remplissage, effectifs)
Prendre en charge l’évènementiel des filières (ateliers, amphis métiers…)
Assister le responsable d’équipe dans la gestion et la coordination des activités de recherche et les chercheurs (organisation des réunions, appui logistique)
Participer à l’organisation d’événements scientifiques et d’activités de promotion technologique impliquant les chercheurs
Assurer la gestion des comités de sélection (logistique, suivi avec la DRH et le département) pour le recrutement de personnel pour la filière/équipe

Gestion financière
Établir les ordres de mission (OM), recueillir les justificatifs et renseigner les états de frais pour les missions du personnel rattaché aux filières et aux équipes de recherche
Établir les bons de commande des enseignants rattaché aux filières et équipes de recherche après avoir obtenu les devis ; s'assurer du service fait ; recueillir les pièces justificatives à transmettre à la direction financière sur le périmètre des missions
Coordonner avec les chercheurs la mise en œuvre et le suivi financier de leurs projets de recherche (Région, ANR, Europe, …) avec le référent de gestion du laboratoire
Effectuer le suivi de la gestion financière (recettes et dépenses) des comptes UTEAM dont disposent les enseignants-chercheurs des équipes de recherche
Assurer l'interface avec les services centraux de l'UTC (direction des affaires financières, direction formation et pédagogie, service de l’administration des études, direction aux relations internationales), avec UTEAM, et avec les partenaires externes dans le contexte des missions
Assurer la gestion des comités de sélection (OM, demandes d’achats…) pour le recrutement de personnel pour la filière/équipe
Établir les OM pour les visites de stage.